Ce registre Excel aide le service administratif d’un loueur à rapprocher les bons de commande clients et les contrats qui leur sont rattachés. Il distingue les montants consommés des contrats à valider et calcule le solde prévisionnel de chaque commande pour repérer un risque de dépassement avant validation.
Les quatre feuilles, Synthèse, Commandes, Contrats et Instructions, organisent ce rapprochement à partir de saisies manuelles en euros HT. Les contrôles permettent d’identifier les lignes à examiner, sans remplacer la vérification des pièces ni autoriser un nouvel engagement.
À quoi sert ce tableau ?
- Rapprocher chaque bon de commande client des contrats saisis avec sa référence interne.
- Distinguer la consommation validée des montants encore à valider.
- Repérer les commandes ouvertes dont le solde prévisionnel est négatif ou proche du plafond.
- Identifier les anomalies de saisie à corriger avant de s’appuyer sur les totaux.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Retirez les données de démonstration
Effacez les dix exemples fictifs de chaque table dans les seules colonnes de saisie. Conservez les colonnes calculées et leurs formules.
2. Renseignez les commandes clients
Dans Commandes, complétez les colonnes A à F, lignes 7 à 206 : référence interne, client, numéro de commande client, date, plafond HT et état. Utilisez une référence interne unique pour chaque commande.
3. Rattachez les contrats
Dans Contrats, complétez les colonnes A à E en recopiant exactement la référence interne de la commande. Saisissez le montant HT total du contrat et choisissez son état : À valider, Validé ou Annulé. Un contrat est rattaché à une seule commande.
4. Examinez les contrôles avant validation
Ajustez si nécessaire le seuil de solde faible dans Synthèse B5, fixé initialement à 10 %. Filtrez les colonnes Contrôle, corrigez la première anomalie signalée puis relisez la ligne. Examinez ensuite le solde prévisionnel de la commande concernée, sans compenser son dépassement par le solde d’une autre commande.
Relier les bons de commande clients aux contrats
La feuille Commandes prévoit une ligne par bon de commande. Vous renseignez le client, son numéro de commande, la date, le plafond HT et l’état Ouverte ou Clôturée. La référence interne sert de clé de rapprochement avec la feuille Contrats : le lien ne repose pas directement sur le numéro de bon client.
Dans Contrats, les formules recherchent le client et l’état de la commande. Elles affichent Introuvable si la référence n’existe pas, ou Ambiguë si plusieurs commandes portent cette référence. Le couple client et numéro de commande client doit également être unique.
Comprendre la consommation et les deux soldes
Le consommé HT additionne les contrats rattachés à l’état Validé. Le montant À valider HT regroupe les engagements encore envisagés. Le solde HT correspond au plafond diminué des contrats validés ; le solde prévisionnel déduit aussi les contrats à valider.
Le nombre de contrats actifs comprend les états Validé et À valider. Les contrats Annulé sont exclus de ce nombre, de la consommation et des engagements envisagés. Ici, Validé désigne une consommation administrative et ne constitue pas une attestation de signature.
Lire la synthèse avant un nouvel engagement
La Synthèse regroupe les plafonds, consommations et soldes des commandes ouvertes. Elle compte les commandes dont le solde prévisionnel est négatif, les plafonds proches ou atteints et les lignes à vérifier. Les montants de l’ensemble des contrats saisis sont également présentés par état, qu’ils soient rattachés ou non.
Le seuil de solde faible est initialement fixé à 10 % et reste modifiable. Il s’applique au rapport entre solde prévisionnel et plafond. Le message de synthèse donne priorité aux anomalies de saisie avant les dépassements : les totaux restent provisoires tant que ces alertes ne sont pas résolues.
Exemple pratique : une commande de 1 000 € HT
Dans l’exemple fictif CMD-FICT-01, le plafond est de 1 000 € HT. Un contrat validé de 250 € HT laisse un solde de 750 € HT. Un autre contrat de 300 € HT est à valider : le solde prévisionnel descend donc à 450 € HT.
La lecture administrative est simple : les 750 € de solde ne sont pas entièrement disponibles si le contrat envisagé est retenu. Les 450 € représentent le reste après prise en compte des deux contrats saisis, sans constituer une autorisation d’engagement. Dans un autre exemple fictif, un plafond de 500 € face à 550 € de contrats validés fait apparaître un dépassement de 50 € à examiner sur cette commande.
Erreurs courantes et corrections à effectuer
Une référence interne de commande en double rend le rapprochement ambigu et peut doubler les totaux. Corrigez les références pour retrouver une commande unique, puis vérifiez les rattachements des contrats concernés. Une commande Introuvable demande de contrôler la référence saisie et l’existence de la fiche commande : son contrat n’entre pas dans les soldes par commande.
Les contrôles signalent aussi les saisies incomplètes, les doublons de contrats et les anomalies de dates, de montants ou d’états. Un contrat À valider sur une commande Clôturée demande vérification, même à montant nul ; un contrat déjà Validé peut y rester.
Chaque ligne affiche une première anomalie : corrigez-la, puis relisez le résultat. Les validations de saisie peuvent être contournées par collage. Ne vous appuyez donc pas uniquement sur les listes de choix ou sur l’absence de message lors de la saisie.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à un suivi très limité, avec des calculs et vérifications manuels. Ce classeur apporte des calculs par référence et des contrôles filtrables, mais exige toujours une saisie rigoureuse. Ni l’un ni l’autre ne remplace les bons de commande et contrats servant de justificatifs.
| Critère | Ce classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Rattachement des contrats | Recherche par référence interne saisie, avec indication des références introuvables ou ambiguës. | Rapprochement par lecture des références et des pièces. |
| Calcul des soldes | Formules distinguant contrats validés et à valider. | Additions et soustractions à effectuer puis à vérifier manuellement. |
| Recherche des anomalies | Colonnes Contrôle filtrables et indicateurs de synthèse. | Relecture des lignes et comparaison des documents. |
| Mise à jour | Saisie manuelle, sans synchronisation ni notification. | Inscription manuelle à chaque changement. |
| Capacité et support | 200 lignes préparées par table ; extension des plages à prévoir au-delà. | Ajout de pages possible, avec une consolidation manuelle plus longue. |
Limites du registre et précautions de lecture
Le classeur repose sur un rapprochement manuel. Il signale les situations à examiner, mais ne bloque pas la validation d’un contrat et ne crée ni contrat ni réservation. Il ne comporte pas de synchronisation, de notification ou d’opération de paiement.
Les calculs portent sur tous les contrats saisis selon leur état, sans filtre de date. Les montants numériques des lignes en alerte restent inclus lorsqu’ils sont rattachables. Un solde global positif ne doit pas masquer une commande individuelle en dépassement.
Les montants doivent être saisis sur une même base en euros HT, positifs ou nuls, sans calcul de TVA. Les formules fournies couvrent les lignes 7 à 206 de chaque table ; dépasser cette capacité demande d’adapter les plages de calcul et les contrôles. Les formules sont prévues pour être recalculées à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice ; lancez un recalcul complet si nécessaire.
Questions fréquentes
Quelle différence entre le solde HT et le solde prévisionnel HT ?
Le solde HT déduit du plafond les seuls contrats validés. Le solde prévisionnel déduit également les contrats à valider. Il permet donc de lire le reste après prise en compte des engagements envisagés déjà saisis.
Comment rattacher un contrat à un bon de commande client ?
Recopiez dans la feuille Contrats la référence interne unique de la commande enregistrée dans Commandes. Le numéro de commande client reste une information distincte. Chaque contrat doit être saisi une seule fois et rattaché à une seule commande.
Les contrats annulés consomment-ils le plafond ?
Non. L’état Annulé exclut le contrat de la consommation, des montants à valider et du nombre de contrats actifs. La Synthèse présente séparément le montant des contrats annulés saisis.
Le fichier empêche-t-il de dépasser une commande ouverte ?
Non. Il calcule les soldes et signale les situations à vérifier, mais ne bloque pas un engagement. Avant validation, examinez les contrôles, les pièces et le solde prévisionnel de la commande concernée. Le solde d’une autre commande ne compense pas son dépassement.
Peut-on ajouter plus de 200 commandes ou contrats ?
Chaque table prépare 200 lignes, de la ligne 7 à la ligne 206. Pour augmenter cette capacité, il faut étendre les formules, les plages de calcul et les contrôles concernés. Ajouter des données sous la plage prévue ne suffit pas à garantir leur prise en compte dans la synthèse.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
