Ce registre Excel aide l’administration d’un loueur de matériel à suivre les signatures attendues pour chaque pièce d’un dossier. Il réunit le signataire, l’échéance, la date d’envoi, le retour signé reçu et la dernière relance, avec une ligne par pièce et par signataire.
La feuille Actions rassemble les saisies à vérifier, les pièces à envoyer et les signatures à relancer. Cette liste opérationnelle est distincte d’un index des contrats : elle aide à repérer les démarches à effectuer, sans réaliser les envois ni les relances à votre place.
À quoi sert ce tableau ?
- Repérer le signataire attendu et les dates de suivi pour chaque pièce renseignée.
- Consulter une liste calculée des vérifications, envois et relances à traiter.
- Distinguer les pièces en retard de celles qui nécessitent une relance immédiate.
- Disposer d’une synthèse des actions, des pièces signées et des attentes sans action.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Remplacez les exemples et réglez les délais
Remplacez les exemples fictifs avant utilisation. Dans Repères, vérifiez la date d’analyse et les délais de relance. La date d’analyse utilise par défaut la date du jour ; vous pouvez saisir une autre date.
2. Renseignez les pièces et les signataires
Dans Registre, complétez les colonnes A à F : référence de pièce, dossier, matériel, pièce requise, signataire attendu et échéance. Pour deux signataires sur une même pièce, créez deux lignes avec des références de pièce distinctes.
3. Enregistrez les dates constatées
Renseignez l’envoi, le retour signé et la dernière relance dans les colonnes G à I. Indiquez le retour signé seulement après vérification de la pièce reçue. Réservez la note de suivi à une indication opérationnelle courte, sans données personnelles.
4. Traitez la liste Actions
Corrigez d’abord les saisies signalées, puis effectuez manuellement les envois et relances indiqués. Mettez ensuite le Registre à jour avec les dates réelles et consultez les compteurs de Synthèse.
Un suivi des signatures, pas un index des contrats
Le registre suit les pièces requises à signer pour une location de matériel. Chaque ligne associe une référence de pièce, un dossier, un matériel et un signataire attendu. Les dates d’envoi, de retour signé et de dernière relance décrivent l’avancement administratif.
La feuille Actions constitue une liste distincte des dossiers : elle extrait uniquement les lignes à vérifier, à envoyer ou à relancer. Les lignes signées ou en attente sans action n’y figurent pas. Les compteurs portent sur les lignes pièce-signataire ; une pièce avec deux signataires compte donc deux lignes.
Comprendre les échéances et les relances calculées
Avant toute première relance, la prochaine date retenue est la plus proche entre l’échéance de signature et la date d’envoi augmentée du premier délai. Après une relance, le calcul utilise la dernière date de relance augmentée du délai entre deux relances. Ces délais sont exprimés en jours calendaires et se règlent dans Repères.
Le retard est calculé pour les lignes valides non signées, y compris lorsque la pièce n’a pas été envoyée. Il faut distinguer retard et action immédiate : une relance récente peut reporter la prochaine action alors que l’échéance est déjà dépassée.
Exemple pratique : interpréter une première relance
Prenez l’exemple fictif du bon de remise envoyé le 21 septembre 2026, dont l’échéance de signature est fixée au 27 septembre. Avec le premier délai de 3 jours et sans retour signé ni relance enregistrés, la prochaine relance est le 24 septembre : cette date précède l’échéance.
Si vous fixez la date d’analyse au 24 septembre et que la saisie est valide, la ligne demande une relance alors que le retard reste nul. La liste Actions ne se limite donc pas aux pièces déjà en retard. Si vous effectuez la relance ce jour-là et enregistrez sa date, le délai de 5 jours reporte la prochaine relance au 29 septembre. Au 28 septembre, la pièce peut ainsi présenter un jour de retard tout en restant en attente sans action immédiate.
Erreurs de saisie : contrôles et corrections
Les contrôles prévus signalent notamment les champs requis incomplets, les références en double, les dates non valides et les chronologies incohérentes. Une ligne signalée prend l’action « Vérifier la saisie » : il faut corriger avant de relancer.
- Champ requis manquant : complétez les colonnes A à F de la ligne concernée.
- Référence en double : attribuez une référence de pièce distincte à chaque ligne, notamment lorsqu’une pièce attend deux signataires.
- Date non valide ou chronologie incohérente : vérifiez les dates réellement constatées et corrigez la saisie dans le Registre.
- Action encore affichée après traitement : enregistrez la date d’envoi, de relance ou de retour signé vérifié dans la colonne correspondante.
La feuille Actions reprend le contrôle de saisie et la note de suivi pour faciliter le rapprochement avec la ligne du Registre.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à un suivi ponctuel avec peu de pièces, à condition de reprendre manuellement les échéances et les relances. Le classeur Excel apporte des calculs et une liste d’actions séparée, mais nécessite lui aussi une saisie régulière des événements réels. Dans les deux cas, les démarches restent à effectuer par l’équipe.
| Critère | Ce classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Informations suivies | Champs prévus pour les pièces, signataires, échéances et dates constatées. | Rubriques à préparer et à renseigner à la main. |
| Prochaine relance | Date calculée selon les paramètres et la dernière relance saisie. | Date à déterminer et à noter manuellement. |
| Liste des actions | Extraction par formules des vérifications, envois et relances à traiter. | Relecture du registre ou création d’une liste séparée. |
| Contrôles | Signalements de saisie et contrôle de rapprochement des totaux. | Vérification manuelle des informations et des comptes. |
| Historique des relances | Seule la dernière date de relance est conservée. | Plusieurs dates peuvent être notées si la présentation le prévoit. |
| Envois et rappels | Aucun envoi ni rappel automatique. | Démarches également manuelles. |
Lire la synthèse sans confondre les indicateurs
Synthèse présente les actions à traiter, les saisies à vérifier, les pièces à envoyer et celles à relancer. Elle affiche aussi les pièces suivies, signées, en attente sans action et non signées en retard.
Le contrôle de rapprochement compare les pièces suivies à la somme des actions, des pièces signées et des attentes sans action. Il aide à repérer un écart dans les totaux, mais ne vérifie pas le contenu des documents. Le compteur des retards constitue un indicateur distinct : une pièce en retard peut relever d’un envoi, d’une relance ou d’une attente après une relance récente.
Limites et précautions d’utilisation
Les calculs et l’extraction couvrent 120 lignes de suivi, de la ligne 6 à la ligne 125. Leur extension au-delà de cette plage n’est pas attestée. Le classeur conserve uniquement la dernière date de relance, et non un historique complet des échanges.
Les exemples sont fictifs et doivent être remplacés avant utilisation. Privilégiez le rôle du signataire et des notes sans coordonnées ni données personnelles. Le classeur n’effectue aucun envoi ni rappel automatique et ne constitue pas une attestation de conformité.
Les fonctions décrites reposent sur les feuilles, les formules et les consignes du manifeste fourni. Elles ne résultent pas d’un test d’exécution du fichier XLSX.
Questions fréquentes
Comment suivre une pièce qui nécessite deux signatures ?
Créez deux lignes, une pour chaque signataire attendu, avec deux références de pièce distinctes. Vous pouvez les rattacher au même dossier. Les compteurs les traiteront comme deux lignes de suivi.
Le classeur envoie-t-il les relances automatiquement ?
Non. Il calcule les dates et indique les actions à effectuer. Vous devez réaliser les envois et relances manuellement, puis renseigner les dates constatées dans le Registre.
Pourquoi une pièce en retard n’apparaît-elle pas dans Actions ?
Une pièce peut avoir dépassé son échéance tout en restant en attente sans action immédiate. Après une relance enregistrée, la prochaine date dépend du délai entre deux relances. Tant que cette date n’est pas atteinte, la ligne n’est pas extraite comme relance à traiter.
Peut-on modifier la date d’analyse et les délais ?
Oui. La feuille Repères permet de modifier la date d’analyse, le premier délai de relance et le délai entre deux relances. Par défaut, la date d’analyse utilise la date du jour et les délais sont de 3 puis 5 jours calendaires.
Combien de pièces peut-on suivre avec les calculs prévus ?
Les calculs du Registre et l’extraction dans Actions couvrent 120 lignes. Comme une ligne correspond à une pièce et à un signataire attendu, le nombre de documents distincts peut être inférieur à 120 si certains nécessitent plusieurs signatures. L’extension des calculs au-delà de la ligne 125 n’est pas attestée.
Ce registre remplace-t-il l’index des contrats ou la vérification des pièces ?
Non. Il sert au suivi administratif des signatures attendues et des démarches associées. Il ne constitue pas un index des contrats et ne vérifie pas les documents reçus. La date de retour signé doit être renseignée après votre vérification de la pièce.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
