Une commande cadre peut concerner plusieurs sites clients, responsables et périodes de location. Ce classeur Excel aide le chargé de compte à organiser cette répartition en lots, puis à consolider les quantités commandées, livrées et restant à servir par site.
Les cinq onglets — Synthèse, Sites, Lots, Livraisons et Repères — structurent la saisie et la revue des commandes. Ils permettent de repérer les lots à préparer et les anomalies à examiner, sans réservation automatique ni déclenchement de livraison.
À quoi sert ce tableau ?
- Regroupez les lots d’une même commande cadre, même lorsqu’ils concernent plusieurs sites et périodes.
- Comparez les quantités commandées, livrées et restant à servir pour chaque site client.
- Repérez les restes en retard, les dépassements et les saisies à corriger avant votre revue.
- Retrouvez le client et le rôle responsable associés au site de chaque lot.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Adaptez les repères de contrôle
Remplacez les exemples fictifs et renseignez dans Repères la date de référence, les bornes de dates, la tolérance de retard et la quantité maximale par ligne. Actualisez la date de référence lors de chaque revue.
2. Renseignez les sites clients
Dans Sites, saisissez une référence unique, le client, le libellé du site et le rôle responsable. Ces informations servent au rattachement des lots.
3. Répartissez la commande en lots
Dans Lots, créez une ligne par matériel, site et période, avec une référence de lot unique et une quantité commandée en pièces. Réutilisez la même référence de commande cadre pour les lots qui en dépendent.
4. Déclarez les livraisons réalisées
Dans Livraisons, indiquez une référence unique, le lot, la date réelle et la quantité effectivement livrée. Examinez les contrôles et corrigez les erreurs à leur source, sans saisir de quantité négative.
5. Consultez les résultats
Choisissez vos filtres dans Synthèse, comparez les quantités dans Sites et consultez Lots pour identifier les matériels concernés. Vérifiez aussi les alertes globales, qui restent indépendantes du périmètre sélectionné.
Répartir une commande cadre entre plusieurs sites
Dans Sites, chaque référence identifie un client, un libellé de site et un rôle responsable. Dans Lots, une ligne correspond à un matériel, un site, une période prévue et une quantité entière en pièces.
Pour répartir une commande, créez plusieurs lots portant la même référence de commande cadre. Chaque lot doit conserver une référence unique dans tout le classeur. Le client et le responsable sont repris par formule depuis le site associé : le responsable n’est donc pas une affectation indépendante par lot.
Suivre les livraisons partielles sans masquer les restes
Plusieurs livraisons peuvent être rattachées à un même lot. Le classeur additionne les quantités retenues après contrôle, puis calcule le reste à servir comme le maximum entre zéro et la quantité commandée moins la quantité livrée. Le dépassement est calculé séparément dans l’autre sens.
Cette séparation évite qu’un dépassement sur un lot efface le reste d’un autre. Sites consolide ces résultats par site, tandis que Lots conserve le détail du matériel et le statut de chaque lot : à servir, partiellement servi, soldé ou à vérifier.
Choisir le périmètre de la revue client
La Synthèse propose trois filtres facultatifs : commande cadre, client et référence du site. Ils se cumulent ; une cellule vide signifie que ce critère ne restreint pas le périmètre. Utilisez les textes exacts, sans caractères génériques * ou ?.
Les indicateurs présentent les quantités commandées, livrées, restantes et en dépassement, ainsi que les nombres de lots exploitables, de lots avec reste en retard et de lots servis sans dépassement. Les compteurs de saisies à corriger portent toutefois sur tout le classeur, même lorsque les quantités sont filtrées.
La priorité de revue invite d’abord à vérifier les saisies, puis les dépassements, les retards et les lots à préparer. Pour comparer les sites ou identifier les matériels, consultez et filtrez les tables Sites et Lots.
Exemple pratique : distinguer un solde, un reste et un dépassement
Les exemples fictifs du manifeste comprennent un lot de quatre perceuses livré en deux fois, à raison de deux pièces par livraison. Lorsque ces lignes sont prises en compte, le cumul atteint quatre pièces : le lot est soldé, sans reste ni dépassement.
Un autre lot comporte trois ponceuses commandées et une pièce livrée. Il reste donc deux pièces à servir. Avec un début prévu au 25 septembre 2026, une date de référence au 28 septembre 2026 et une tolérance nulle, ce reste répond au critère de retard.
Un troisième lot prévoit deux déshumidificateurs, alors que la livraison déclarée porte sur quatre pièces. Il présente un dépassement de deux pièces à vérifier. Ce surplus ne réduit pas les deux ponceuses restantes : la revue doit traiter séparément le manque et l’excédent, même dans une consolidation de commande.
Erreurs de saisie fréquentes et corrections
Un site incomplet ou une référence de site en double doit être corrigé dans Sites. Vérifiez les quatre informations attendues : référence, client, libellé et rôle responsable. Un lot doit également avoir une référence unique, des champs obligatoires renseignés, un site complet, des dates et une quantité conformes aux contrôles.
Dans Livraisons, une saisie incomplète, une référence de livraison en double ou un lot inconnu empêche la prise en compte. Corrigez la ligne concernée ou son rattachement, puis examinez de nouveau le contrôle. Les livraisons d’un lot non exploitable sont elles aussi exclues.
Une livraison postérieure à la date de référence est exclue du cumul. Vérifiez sa date réelle et actualisez le repère si la revue porte désormais sur une date plus récente. Ne modifiez pas une date réelle uniquement pour faire disparaître l’alerte. Les lignes exclues doivent être examinées avant d’interpréter les totaux.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir pour noter quelques commandes et livraisons lorsque le volume reste limité. Ce classeur apporte des calculs et des contrôles utiles dès qu’une commande se répartit entre plusieurs sites ou fait l’objet de livraisons partielles. Dans les deux cas, la qualité du suivi dépend des informations saisies.
| Critère | Ce classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Répartition par site | Lots rattachés à une commande cadre et à une référence de site. | Répartition notée manuellement, avec renvois entre les pages si nécessaire. |
| Livraisons partielles | Cumul par formule des quantités retenues pour chaque lot. | Addition manuelle des livraisons successives. |
| Revue client | Filtres cumulables par commande, client et site dans la Synthèse. | Recherche et regroupement manuels des lignes concernées. |
| Contrôles | Repérage de saisies invalides, de restes en retard et de dépassements. | Vérification visuelle et calculs à effectuer par la personne chargée du suivi. |
| Contraintes | 120 lignes préparées par onglet de données ; extension à vérifier. | Ajout de pages possible, mais consolidation plus longue à mesure que le registre grandit. |
Le registre reste une option simple pour une prise de notes ponctuelle. Le classeur convient davantage à une revue répétée des quantités par site, sans pour autant remplacer un outil de réservation ou de gestion de stock.
Limites à connaître avant utilisation
Sites, Lots et Livraisons disposent chacun de 120 lignes préparées. Les formules présentées dans le manifeste utilisent les lignes 5 à 124. Avant d’ajouter des données au-delà, vérifiez les plages de calcul, de validation et de consolidation : l’extension d’une table ne suffit pas à garantir l’extension de toutes les références.
Les quantités totalisées ne constituent pas une disponibilité de stock. La quantité maximale par ligne est une borne de saisie, pas une capacité. Le classeur ne suit pas les retours et ne déclenche ni notification, ni réservation, ni livraison.
Le retard est un repère opérationnel : il concerne un lot avec un reste positif dont le début prévu est antérieur à la date de référence diminuée de la tolérance. La date de référence est à actualiser manuellement. Les fonctionnalités décrites reposent sur le manifeste fourni, sans vérification directe ni recalcul du fichier XLSX.
Questions fréquentes
Peut-on suivre une commande cadre livrée sur plusieurs sites ?
Oui. Créez plusieurs lots avec la même référence de commande cadre et rattachez chacun au site concerné. Chaque lot possède sa propre référence, son matériel, ses dates prévues et sa quantité. La Synthèse permet ensuite de sélectionner cette commande, et Sites présente les quantités consolidées par site.
Comment enregistrer plusieurs livraisons pour un même lot ?
Saisissez une ligne par livraison dans Livraisons, avec une référence de livraison unique et la même référence de lot. Les quantités des lignes prises en compte sont cumulées dans Lots. Le reste à servir et le dépassement sont recalculés séparément.
Pourquoi une livraison saisie n’apparaît-elle pas dans le total ?
Consultez la colonne Contrôle de Livraisons et le caractère exploitable du lot associé. Une saisie incomplète, une référence en double, un lot inconnu ou non exploitable, ou une date future par rapport à la date de référence peut empêcher la prise en compte. Vérifiez également les contrôles de date et de quantité.
Le filtre client limite-t-il toutes les alertes de la Synthèse ?
Non. Les indicateurs de quantité et de lots suivent le périmètre choisi, mais les compteurs de lots non exploitables, de livraisons exclues et de sites à corriger portent sur l’ensemble du classeur. Une alerte peut donc concerner un autre client que celui sélectionné.
Le classeur réserve-t-il le matériel et suit-il les retours ?
Non. Il aide à répartir les commandes en lots et à suivre les livraisons déclarées ainsi que les restes à servir. Il ne réalise aucune réservation automatique, ne mesure pas la disponibilité du stock et ne suit pas les retours.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
