Planning Excel des démonstrations de matériel en agence

À quoi sert ce tableau ?

• Rassembler les informations nécessaires à chaque démonstration dans une même feuille de séances.
• Repérer les conflits de matériel et d’intervenant en tenant compte d’un battement minimal paramétrable.
• Identifier les disponibilités, habilitations déclarées et jauges à vérifier avant de confirmer un rendez-vous.
• Suivre les effectifs inscrits et présents sur les séances réalisées dont la saisie est complète.

Ce que contient le fichier

Comment commencer

1. Adaptez les paramètres de suivi

Dans Synthèse, renseignez la période, le battement minimal, la durée maximale et les horaires d’ouverture et de fermeture. Vérifiez que le contrôle des hypothèses affiche Valides.

2. Complétez les référentiels

Remplacez les exemples fictifs dans Matériel et Habilitations. Utilisez une référence par exemplaire physique témoin, indiquez sa disponibilité et sa jauge, puis renseignez les associations intervenant–témoin et leurs périodes de validité déclarées.

3. Saisissez les séances

Complétez les colonnes A à J de Séances : code, date, horaires, témoin, intervenant, groupe anonyme, inscrits, présents et état. Conservez les formules des colonnes K à T.

4. Traitez les contrôles avant confirmation

Examinez les lignes À compléter en premier, puis les lignes À vérifier. Contrôlez les disponibilités réelles et les justificatifs nécessaires avant de confirmer vous-même le rendez-vous.

5. Actualisez la présence

Après la démonstration, renseignez l’état Réalisée et le nombre de présents. Consultez les effectifs et le taux de présence dans Synthèse ; une cellule vide ne représente pas une absence totale.

Un planning centré sur chaque exemplaire témoin

Chaque ligne de Séances associe une date et des horaires à un témoin, un intervenant et un groupe anonyme. Dans Matériel, une référence désigne un exemplaire physique : deux appareils du même modèle doivent donc avoir des références distinctes pour que leurs utilisations soient distinguées.

La disponibilité correspond à l’état renseigné dans le référentiel. Le contrôle de jauge compare les inscrits à la capacité interne déclarée pour ce témoin ; cette capacité reste à vérifier par vos soins.

Lire les décisions sans confondre contrôle et autorisation

La colonne Décision distingue les séances Prête, À vérifier, À compléter, Réalisée et Annulée. Le résultat dépend de la saisie et des contrôles du classeur. Prête ne vaut pas autorisation : ce statut indique seulement qu’aucun de ces contrôles n’est en alerte.

Le contrôle d’habilitation recherche une association intervenant–témoin déclarée confirmée, dont la période couvre la date de séance et dont la ligne est considérée valide. Il ne vérifie pas les justificatifs ni la compétence réelle de l’intervenant.

Exemple pratique : deux séances qui se chevauchent

Les exemples fictifs du classeur comprennent deux séances le 28 septembre 2026, de 9 h à 10 h et de 9 h 30 à 10 h 30, avec le même témoin TEM-F01 et le même intervenant DEM-F01. Lorsque leurs saisies sont complètes, ces créneaux se chevauchent : les contrôles signalent un conflit de témoin et un conflit d’intervenant.

Une troisième séance commence à 10 h 45 avec les mêmes ressources. Avec le battement paramétré à 15 minutes, elle respecte exactement l’intervalle requis après la fin de la deuxième séance. Cela ne résout toutefois pas le chevauchement des deux premières : il faut déplacer un rendez-vous ou réaffecter les ressources concernées, puis examiner à nouveau les contrôles.

Erreurs de saisie fréquentes et solutions

Une séance incomplète n’entre pas dans le calcul des conflits. Complétez ses champs avant d’interpréter l’absence d’alerte comme une disponibilité. Si le contrôle des hypothèses affiche À vérifier, corrigez d’abord les paramètres de Synthèse, notamment l’ordre des dates et des horaires.

Une référence témoin dupliquée doit être corrigée dans Matériel : chaque exemplaire doit disposer d’un identifiant unique. En cas d’alerte d’habilitation, vérifiez le couple intervenant–témoin, les dates et l’état déclaré, sans modifier une déclaration uniquement pour faire disparaître l’alerte.

Pour la présence, zéro et cellule vide sont différents. Saisissez zéro uniquement si aucun participant n’était présent. Enfin, n’additionnez pas les décomptes d’alertes : plusieurs peuvent concerner la même séance.

Comprendre les indicateurs de présence

La synthèse additionne les inscrits et les présents des séances dont l’état saisi est Réalisée, dont la saisie est complète et dont la date appartient à la période choisie. Le taux de présence correspond aux présents divisés par les inscrits sur ce même périmètre ; il reste vide si le total des inscrits est nul.

Ce périmètre ne se confond pas avec le seul décompte des séances réalisées sans alerte. La synthèse indique aussi les séances réalisées dont la saisie est incomplète. Le suivi porte sur des effectifs par groupe anonyme, pas sur un émargement nominatif.

Comparaison avec un registre papier

Un registre papier peut convenir à un suivi ponctuel lorsque le responsable contrôle lui-même chaque créneau. Le classeur apporte des contrôles calculés et une synthèse, à condition que les données soient complètes et actualisées. La confirmation reste humaine dans les deux méthodes.

Le registre évite l’usage d’un tableur, mais demande davantage de rapprochements manuels. Le classeur facilite ces rapprochements sans remplacer la vérification des ressources et des habilitations réelles.

Limites à connaître avant utilisation

Les séances doivent commencer et finir dans la même journée. Les conflits sont calculés sur toutes les dates saisies, pas seulement sur la période affichée dans Synthèse, et excluent les lignes incomplètes ainsi que les séances annulées.

Les contrôles utilisent l’état actuel du matériel et les périodes d’habilitation déclarées : ils ne constituent pas un historique figé. Les plages de calcul attestées couvrent les lignes 6 à 125 ; toute extension nécessite de vérifier et d’adapter les formules et validations.

Les données d’exemple sont fictives. Ce classeur ne vérifie ni les habilitations réelles ni les formations réglementaires et ne remplace pas les vérifications de sécurité nécessaires à une démonstration.

Questions fréquentes