Ce classeur Excel organise le suivi administratif des attestations d’assurance associées aux dossiers de location de matériel. Vous y renseignez les références des pièces, leur réception, le périmètre déclaré et les dates indiquées pour retrouver les dossiers à traiter.
La synthèse et les listes filtrables aident à repérer les manques et les anomalies avant un examen humain. Les contrôles portent sur les informations saisies : ils ne valident ni les garanties ni la couverture assurantielle.
À quoi sert ce tableau ?
- Retrouver les attestations indexées pour chaque dossier, y compris lorsque plusieurs pièces lui sont associées.
- Repérer les dossiers sans pièce avec réception datée et les saisies nécessitant une vérification.
- Prioriser le traitement administratif à partir des échéances et des anomalies signalées.
- Consigner le suivi humain sans confondre réception documentaire et validation de l’assurance.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Remplacez les exemples fictifs
Effacez uniquement les données des colonnes A à F de Dossiers et A à H d’Attestations, puis saisissez vos informations. Les dix dossiers et les dix pièces fournis sont fictifs. Conservez les colonnes de calcul.
2. Réglez les paramètres de contrôle
Dans Synthèse, ajustez la date de référence, le seuil d’échéance proche et les bornes de saisie. Le seuil initial de 30 jours est une hypothèse modifiable, pas une règle d’assurance.
3. Renseignez les dossiers et les pièces
Attribuez une référence unique à chaque dossier et à chaque pièce. Recopiez la référence du dossier à l’identique dans Attestations. Transcrivez le périmètre et les dates déclarés ; laissez la réception vide si la pièce est encore attendue.
4. Filtrez les alertes et consignez l’examen
Dans Dossiers, filtrez la colonne J pour retrouver les actions à traiter. Dans Attestations, filtrez « À vérifier » en colonne L, puis consultez I à K. Vérifiez les documents réels hors du classeur avant de renseigner le suivi humain et, si nécessaire, la note d’examen.
Relier chaque attestation à son dossier de location
La feuille Dossiers rassemble la référence du dossier, un libellé interne, le matériel concerné, les dates de location et le suivi humain. Utilisez un libellé interne non personnel et une référence unique.
La feuille Attestations prévoit une ligne par pièce : référence interne, dossier associé, référence déclarée de l’attestation, date de réception, périmètre transcrit, date d’effet, échéance et note d’examen. Plusieurs pièces peuvent concerner un même dossier. Les documents réels restent conservés hors du classeur.
Retrouver les manques et organiser les actions
Les calculs de Dossiers comptent les pièces associées, celles avec réception datée et celles à vérifier. La colonne J retient une seule action prioritaire : dossier à compléter, référence en doublon, pièce reçue manquante, pièces à vérifier, examen humain à réaliser, puis examen consigné.
Le statut « Pièce reçue manquante » indique qu’aucune pièce associée ne dispose d’une réception datée. Il ne constitue pas un inventaire exhaustif des justificatifs exigibles. La Synthèse compte les dossiers par action ; les contrôles sur les attestations peuvent, eux, se cumuler.
Lire les échéances sans interpréter les garanties
La date de référence est initialement la date du jour calculée par une formule. Vous pouvez la remplacer par une date de contrôle. Une échéance antérieure à cette date est classée « Échue ». Entre la date de référence et cette date augmentée du seuil, bornes incluses, elle est classée « Échéance proche ».
Le rapprochement compare les dates déclarées aux dates du dossier et signale notamment les périodes manquantes, inversées ou non englobantes. Le résultat « Dates concordantes » porte uniquement sur les dates : il ne confirme pas que le matériel ou l’usage est garanti.
Exemple pratique : une pièce reçue mais incomplète
Un exemple fictif du classeur associe une attestation au dossier DOS-FICTIF-03. Sa réception et ses dates sont renseignées, mais le périmètre déclaré n’est pas transcrit.
Avec une date de référence postérieure ou égale à la réception, ce manque entraîne le contrôle « À compléter », puis la mention « À vérifier ». Si le dossier est complet, sa référence unique et aucune autre anomalie prioritaire présente, son action devient « Pièces à vérifier » plutôt que « Pièce reçue manquante ».
La distinction est utile : la pièce a été reçue, mais son index reste incomplet. Il faut consulter le document réel, compléter la transcription et poursuivre l’examen humain, sans déduire de couverture de cette correction.
Erreurs courantes et solutions de saisie
- Un dossier apparaît introuvable : vérifiez que sa référence existe dans Dossiers et qu’elle a été recopiée à l’identique dans Attestations.
- Une référence de dossier est en doublon : rétablissez une référence unique par dossier et vérifiez les rattachements des pièces.
- Une réception est signalée comme future : comparez la date saisie à la date de référence. Corrigez l’erreur éventuelle ; pour une pièce non reçue, laissez la réception vide.
- Une échéance est incohérente : relisez les dates sur le document réel avant de corriger leur transcription.
- Une alerte demeure après la réception d’une nouvelle pièce : examinez les anciennes pièces associées. Le classeur ne sélectionne pas automatiquement une attestation de remplacement.
Ne modifiez pas une date ou un statut uniquement pour faire disparaître une alerte. Le suivi doit refléter les pièces et les informations effectivement disponibles.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier permet de noter les pièces reçues sans utiliser de tableur, mais les recherches, les rapprochements et les comptages restent manuels. Le classeur apporte des filtres et des contrôles calculés à partir des saisies. Dans les deux cas, l’examen des documents réels reste nécessaire.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Organisation | Deux listes reliées par la référence du dossier. | Références et renvois à noter et à consulter manuellement. |
| Recherche des manques | Filtres sur les actions et les pièces à vérifier. | Relecture des lignes et des annotations. |
| Échéances | Classement calculé selon une date de référence et un seuil réglable. | Comparaison des dates à effectuer manuellement. |
| Capacité préparée | 150 lignes par liste avec formules. | Ajout de pages possible, sans calcul automatique. |
| Examen de l’assurance | Aucune validation automatique de la couverture. | Aucune validation automatique de la couverture. |
Le registre papier peut convenir à un suivi ponctuel tenu manuellement. Le classeur convient lorsque vous souhaitez filtrer les dossiers et disposer de compteurs administratifs, à condition de tenir les saisies à jour.
Limites du suivi et place de l’examen humain
Le classeur contient un index, pas les attestations elles-mêmes. Il ne réalise aucune analyse automatique des garanties, aucune décision sur des garanties combinées et aucun envoi de demande ou de relance. Ces démarches se font hors du fichier.
Le statut « Examen consigné » reste une saisie manuelle ; les alertes actuelles demeurent prioritaires dans les calculs. Même sans anomalie détectée, le résultat de la pièce reste « Indexation à examiner ». Aucune couverture n’est déduite d’une réception, d’une échéance ou d’un rapprochement de dates.
Les tables et les formules sont préparées pour 150 dossiers et 150 pièces. Les résultats dépendent des informations saisies et des paramètres retenus.
Questions fréquentes
Le classeur confirme-t-il que le client est assuré pour le matériel loué ?
Non. Il contrôle l’index documentaire, les informations manquantes et les dates saisies. Il n’analyse pas les garanties et ne conclut pas à une couverture assurantielle.
Peut-on associer plusieurs attestations au même dossier ?
Oui. Saisissez une ligne par pièce dans Attestations et utilisez la même référence de dossier. Chaque pièce doit avoir une référence interne unique. Une ancienne pièce en alerte peut continuer à signaler le dossier : aucun remplacement n’est sélectionné automatiquement.
Comment retrouver les dossiers sans pièce reçue ?
Filtrez « Pièce reçue manquante » dans la colonne J de Dossiers. Ce statut correspond à l’absence de pièce associée avec réception datée. Les dossiers incomplets ou en doublon sont signalés en priorité ; traitez aussi ces statuts pour poursuivre le contrôle.
Le seuil de 30 jours avant échéance est-il obligatoire ?
Non. Il s’agit du réglage initial, modifiable dans Synthèse. Le seuil est inclusif : une échéance située au jour de référence ou au dernier jour du seuil est considérée comme proche. Ce paramètre n’établit aucune règle d’assurance.
Les documents et les relances sont-ils gérés dans le fichier ?
Les documents réels doivent être conservés hors du classeur, qui n’en contient que l’index. Les demandes de pièces et les relances sont également réalisées hors du fichier ; aucun message n’est envoyé automatiquement.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
