Suivi des autorisations de retrait de matériel sur Excel

À quoi sert ce tableau ?

• Retrouver dans un même registre le mandataire, le contrat, le matériel et la période couverte par chaque autorisation.
• Repérer en priorité les retraits déjà consignés dont le contrôle n’est pas favorable.
• Distinguer les retraits à vérifier, favorables et annulés dans une synthèse commune.
• Consigner les références et la vérification au comptoir sans ajouter de copie de pièce d’identité.

Ce que contient le fichier

Comment commencer

1. Préparez les registres

Supprimez ou remplacez les dix autorisations et dix retraits fictifs. Vérifiez la date de référence dans Synthèse : elle correspond par défaut à la date du jour et peut être modifiée.

2. Saisissez l’autorisation

Créez une référence unique, puis indiquez le contrat, le mandataire, le matériel et les dates de validité. Une ligne couvre un matériel et un mandataire ; créez une autre référence pour un autre périmètre.

3. Consignez la confirmation

Après votre vérification de la confirmation du donneur d’ordre, sélectionnez Oui et renseignez sa date. Indiquez également si l’autorisation est active ou révoquée.

4. Contrôlez le retrait au comptoir

Saisissez la date et les références effectivement présentées, puis le résultat de votre vérification manuelle de concordance. N’ajoutez ni numéro ni copie de pièce d’identité.

5. Examinez les résultats

Filtrez les résultats des registres et consultez la synthèse. Corrigez le premier motif signalé, puis recalculez pour examiner les éventuels motifs suivants avant de prendre votre décision.

Relier chaque autorisation à son périmètre

Le registre Autorisations rassemble une référence unique, le contrat, le mandataire autorisé, le matériel concerné, les dates de début et de fin, la confirmation du donneur d’ordre et sa date, ainsi que l’état actif ou révoqué.

La colonne de contrôle examine notamment la complétude, les références en double, les dates, la révocation, la confirmation et la validité à la date choisie. Les bornes de validité sont incluses. Les contrôles portent sur les jours, sans gestion des heures.

Lire la synthèse sans confondre statut et résultat

La synthèse distingue les retraits non annulés à vérifier, les contrôles favorables et les retraits annulés. Elle attire aussi l’attention sur les retraits consignés dont le contrôle n’est pas favorable et vérifie l’équilibre entre les catégories et le total des lignes renseignées.

Le statut Retrait consigné signifie uniquement que ce statut a été saisi. Il ne remplace pas le résultat du contrôle. Les lignes entièrement vides ne sont pas comptées ; les lignes partiellement renseignées le sont.

Exemple pratique : une confirmation encore en attente

Dans les données fictives, AUT-FICT-02 concerne CTR-FICT-02, Mandataire fictif 02 et MAT-FICT-02. Sa période va du 24 septembre au 4 octobre 2026, son état est actif, mais la confirmation du donneur d’ordre reste En attente et sa date n’est pas renseignée. Le retrait RET-FICT-02 est daté du 29 septembre 2026, avec une concordance déclarée Oui.

En choisissant le 29 septembre 2026 comme date de référence, le retrait n’est pas futur et sa date se situe dans la période indiquée. Pourtant, la confirmation reste à vérifier : la concordance déclarée au comptoir ne suffit pas à rendre le contrôle favorable. Il faut vérifier la confirmation et consigner sa date réelle, sans la déduire de la seule présence du mandataire.

Erreurs de saisie : les corrections à effectuer

• Référence en double : attribuez une référence unique à chaque autorisation ou retrait, puis vérifiez les références utilisées dans les lignes concernées.
• Ligne à compléter : renseignez les informations manquantes avant de réexaminer le contrôle.
• Période incohérente : vérifiez que la date de début ne dépasse pas la date de fin.
• Date future de retrait : vérifiez la date saisie et la date de référence de Synthèse. Ce signalement ne crée aucune réservation.
• Confirmation manquante : effectuez la vérification humaine avant de renseigner Oui et la date de confirmation.

Le classeur affiche le premier motif rencontré. Une correction peut donc faire apparaître un autre point à traiter après recalcul. Un collage pouvant contourner les validations de saisie, relisez aussi les valeurs importées.

Comparaison avec un registre papier

Un registre papier permet de consigner les mêmes références au comptoir, mais leur rapprochement et les comptages restent manuels. Le classeur apporte des résultats calculés et une synthèse, à condition de maintenir les données et de recalculer le fichier. Dans les deux cas, la vérification des éléments présentés et la décision de remise relèvent de l’équipe d’accueil.

Limites de l’historique et du contrôle

Pour un retrait, le registre compare la période de validité et la date de confirmation à la date du retrait, mais lit l’état actuel de l’autorisation. Une modification ou une révocation ultérieure peut donc changer un ancien résultat. Le classeur n’est pas un journal immuable ni une reconstitution historique.

Les saisies Oui déclarent des vérifications humaines ; elles n’authentifient ni le donneur d’ordre ni ses documents. Les retraits annulés sont isolés sans contrôle de leur contenu. Le périmètre exclut les stocks, réservations, paiements et l’archivage de justificatifs.

Capacité, recalcul et préparation à l’usage

Chaque registre dispose de 120 lignes préparées. Pour aller au-delà, étendez les formules, les validations, les tables et les références de synthèse : ajouter seulement des lignes ne suffit pas à assurer la couverture de tous les contrôles.

Les cellules jaunes sont destinées à la saisie ; les résultats calculés sont repérés en bleu ou blanc. Le mode d’emploi indique un recalcul demandé à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice, sans valeurs calculées mises en cache par Python. Vérifiez les résultats après recalcul et faites un essai avec vos procédures d’accueil avant utilisation opérationnelle.

Questions fréquentes