Au comptoir, cette fiche Excel permet de consigner quelle notice a été remise, pour quel matériel loué et à quel destinataire. Vous renseignez la référence du document, sa version, le support remis et la réception client pour assurer une traçabilité documentaire.
Le classeur réunit un registre de remise, une synthèse des contrôles et un bordereau reprenant les données d’une fiche sélectionnée. Il produit un relevé documentaire, pas un manuel technique ni une attestation de conformité. Les exemples fictifs doivent être remplacés avant toute utilisation réelle.
À quoi sert ce tableau ?
- Retrouver la référence et la version déclarées comme remises pour chaque matériel et destinataire.
- Repérer les dossiers à compléter ou à vérifier avant de préparer le bordereau.
- Consulter une synthèse des lignes engagées et de la part des remises tracées.
- Reprendre les données d’une fiche dans un bordereau sans les ressaisir.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Préparez le registre et la date de contrôle
Remplacez les dix remises fictives dans Remises et ajustez la date de contrôle dans Synthèse. Sa valeur initiale est le 29/09/2026 ; elle ne s’actualise pas automatiquement à la date du jour.
2. Saisissez la remise documentaire
Utilisez un identifiant unique par fiche. Chaque ligne correspond à un matériel, une notice et un destinataire. Complétez les champs de A à I, notamment la référence de la notice, la version réellement remise et le support.
3. Tracez la réception et examinez le contrôle
Choisissez la réception confirmée, en attente ou refusée selon la situation réelle. Pour une réception confirmée, renseignez la date et la référence de preuve interne. Examinez ensuite la colonne L : plusieurs corrections peuvent être nécessaires sur une même ligne, même si un seul statut prioritaire s’affiche.
4. Préparez et conservez le bordereau
Saisissez l’identifiant dans Bordereau, vérifiez les données reprises du registre, puis imprimez la feuille. Conservez séparément l’exemplaire effectivement remis : le bordereau affiché change avec la sélection et les saisies.
Un registre centré sur la remise des notices
La feuille Remises relie l’équipement, le destinataire et le document remis. Elle distingue la date de remise de la date de réception et prévoit une référence de preuve interne. Une ligne représente un matériel, une notice et un destinataire : si plusieurs notices doivent être tracées pour un même équipement, utilisez des fiches distinctes avec des identifiants uniques.
Le tableau couvre les lignes 6 à 125, soit 120 lignes de saisie. Les dix premières contiennent des démonstrations fictives à remplacer. La référence et la version doivent rester celles déclarées comme remises, même si une nouvelle notice paraît ensuite.
Lire la synthèse sans confondre saisie et certification
La feuille Synthèse compte les lignes engagées, c’est-à-dire celles comportant au moins une saisie, et les répartit par statut documentaire. Elle calcule aussi le nombre de lignes à vérifier et le taux de remises tracées. Ce taux reste vide lorsqu’aucune ligne n’est saisie.
Le statut « Remise tracée » signifie que les champs requis et la trace de réception sont renseignés. Il ne certifie ni la réception effective, ni la conformité du matériel, ni l’exactitude du document déclaré.
Exemple pratique : une notice papier remise avec une perceuse
La première ligne fictive associe la fiche FIC-FICT-001 à une perceuse, au destinataire DEST-FICT-001 et à la notice NOTICE-FICT-001, version V1 fictive. La remise et la réception sont datées du 19/09/2026, le support est Papier et une référence de preuve interne est renseignée.
Ces informations permettent de retrouver la version déclarée comme remise avec cet équipement. Pour lire cet exemple comme une remise tracée, l’identifiant doit être unique et les contrôles de la ligne doivent être satisfaits. La mention Confirmée et la référence PREUVE-FICT-001 restent des données de démonstration : elles ne prouvent aucune remise réelle.
En saisissant FIC-FICT-001 dans Bordereau, vous reprenez les informations de cette fiche lorsqu’une seule correspondance existe. Le résultat illustre un relevé documentaire, pas le contenu de la notice.
Erreurs courantes et corrections au comptoir
- Doublon à vérifier : attribuez un identifiant distinct à chaque fiche. Le bordereau ne restitue pas les données lorsqu’il trouve plusieurs correspondances.
- À compléter : renseignez tous les champs requis de A à I dans Remises.
- Dates à vérifier : contrôlez que les dates sont reconnues comme telles, que la réception ne précède pas la remise et qu’aucune date ne dépasse la date de contrôle.
- Trace à compléter : pour une réception confirmée, ajoutez la date de réception et la référence de preuve interne.
- Réception en attente ou refusée : examinez la situation réelle sans la transformer artificiellement en réception confirmée.
Les contrôles suivent une priorité : doublon, champs manquants, dates, réception, puis preuve. Après chaque correction, relisez le statut pour repérer une éventuelle autre anomalie.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir pour noter les remises au comptoir sans poste informatique. Le classeur Excel apporte des calculs de synthèse et une reprise des données dans le bordereau, mais il dépend de la qualité des saisies et nécessite une conservation séparée des justificatifs.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Saisie des remises | Champs structurés et listes pour le support et la réception. | Informations inscrites à la main selon la trame choisie. |
| Contrôles | Signalement calculé des doublons, champs manquants et anomalies de dates prévues. | Vérification manuelle des informations et des identifiants. |
| Synthèse | Comptage par statut et calcul du taux de remises tracées. | Comptage manuel des dossiers. |
| Bordereau | Reprise des données par identifiant unique ; affichage dynamique. | Document à remplir ou à recopier séparément. |
| Réception et conservation | Aucune signature recueillie ; preuve et exemplaire remis à conserver séparément. | Une signature peut être recueillie sur un support prévu à cet effet ; les documents physiques doivent être conservés. |
Le choix dépend du mode de travail : le papier évite la saisie informatique immédiate, tandis que ce classeur facilite la lecture des statuts et la préparation du bordereau. Aucun des deux supports ne dispense de vérifier la réalité des informations inscrites.
Conserver un exemplaire du bordereau remis
La feuille Bordereau reprend onze champs du registre lorsqu’un identifiant correspond à une seule ligne. Elle signale une fiche introuvable et suspend la restitution en présence d’un doublon. Une donnée manquante peut apparaître comme Non renseigné.
Ce document est un bordereau dynamique : changer l’identifiant ou modifier le registre change son contenu. Conservez donc séparément l’exemplaire effectivement remis, ainsi que la preuve interne à laquelle la fiche fait référence.
Limites du classeur et périmètre des contrôles
Le classeur ne génère aucune instruction technique et ne vérifie pas le contenu d’une notice. Il ne contrôle pas non plus l’exactitude de sa référence ou de sa version. Une réception Confirmée reproduit la déclaration saisie par l’utilisateur.
Il ne recueille aucune signature et ne stocke aucune pièce justificative. La référence de preuve sert uniquement à retrouver un document conservé ailleurs.
Les calculs attestés couvrent 120 lignes ; leur extension automatique au-delà de cette plage n’est pas établie. Enfin, les contrôles de dates utilisent la date modifiable de Synthèse : vérifiez cette valeur avant d’interpréter les alertes.
Questions fréquentes
Cette fiche remplace-t-elle la notice du matériel loué ?
Non. Elle sert à tracer la remise d’une notice en indiquant sa référence, sa version, son support et son destinataire. Elle ne contient pas les instructions techniques et ne remplace pas le document à remettre avec le matériel.
Comment tracer plusieurs notices pour un même matériel ?
Utilisez une ligne distincte pour chaque association de matériel, notice et destinataire. Attribuez un identifiant unique à chaque fiche afin de pouvoir retrouver sans ambiguïté les données dans le bordereau.
Une réception confirmée équivaut-elle à une signature client ?
Non. Le statut Confirmée correspond à votre saisie. Le classeur ne recueille aucune signature et ne stocke pas le justificatif. La date de réception et la référence de preuve interne permettent de documenter cette déclaration, avec une preuve à conserver séparément.
Pourquoi le bordereau reste-t-il vide après la saisie d’un identifiant ?
Consultez le nombre de correspondances et le message de décision documentaire. Si l’identifiant n’existe pas, aucune fiche ne peut être reprise. S’il apparaît plusieurs fois dans le registre, la restitution est suspendue : corrigez les doublons pour obtenir une seule correspondance.
Combien de remises peut-on renseigner dans le modèle ?
Le registre prévoit 120 lignes, dont dix sont initialement occupées par des exemples fictifs à remplacer. Les plages de calcul attestées vont de la ligne 6 à la ligne 125. Une extension automatique des contrôles au-delà de cette capacité n’est pas établie.
La date de contrôle se met-elle à jour automatiquement ?
Non. La cellule prévue dans Synthèse contient une date modifiable, initialement fixée au 29/09/2026. Ajustez-la selon votre contrôle : elle sert de référence pour signaler les dates postérieures.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
