Ce classeur Excel aide les loueurs de matériel à préparer le renouvellement des accords tarifaires cadres. Il centralise les dates, les préavis saisis et les conditions à revoir pour organiser la revue commerciale de chaque dossier.
À partir d’une date d’analyse choisie par l’utilisateur, le fichier XLSX calcule une date repère et classe les dossiers par priorité. Ce suivi commercial ne doit pas être confondu avec la prolongation d’une location : il ne renouvelle aucun accord automatiquement.
À quoi sert ce tableau ?
- Rassembler les dates et les conditions à revoir dans un même registre commercial.
- Repérer les renouvellements à préparer selon le préavis saisi et l’horizon choisi.
- Identifier les dossiers incomplets avant d’exploiter leurs dates repères.
- Consigner les décisions et conserver une trace simple des accords clôturés.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Remplacez les exemples fictifs
Dans Accords, remplacez ou effacez les dix exemples des colonnes A à J. Conservez les formules des colonnes K à N.
2. Réglez les paramètres de revue
Dans Synthèse, actualisez la date d’analyse, puis ajustez l’horizon de préparation et le plafond de préavis accepté. Les délais sont exprimés en jours calendaires.
3. Renseignez chaque accord
Complétez les champs A à H : référence unique, client ou référence interne, matériel couvert, début, fin, préavis, conditions à revoir et état commercial. Saisissez 0 pour un préavis nul. Ajoutez, si utile, une revue prévue et une note de décision ; cette note est demandée pour les états « Décision à appliquer » et « Clos ».
4. Corrigez puis traitez les priorités
Consultez le contrôle de saisie avant d’utiliser les dates calculées. Lisez les compteurs de Synthèse, puis filtrez la colonne Priorité dans Accords pour préparer vos actions commerciales.
5. Documentez le renouvellement
Appliquez vous-même la décision retenue. Pour conserver une trace simple, classez l’ancien accord « Clos » avec sa décision et saisissez le nouvel accord sur une ligne libre, avec une nouvelle référence.
Un registre commercial pour les accords tarifaires cadres
Le classeur réunit la référence de l’accord, le client ou la référence interne, le périmètre matériel, les dates de début et de fin, le préavis et l’état commercial. Les champs de revue prévue et de décision complètent ce suivi.
La rubrique conditions à revoir sert à noter les points de discussion : grille tarifaire, remises par famille de matériel, accessoires inclus, consommables ou frais de nettoyage. Aucun tarif, montant ou gain n’est présumé par le modèle.
Comment lire la date repère et les priorités
Pour une saisie valide, la date repère correspond à la date de fin de l’accord moins le préavis renseigné. Le nombre de jours avant repère est ensuite calculé par rapport à la date d’analyse. Ces calculs utilisent des jours calendaires.
Une seule priorité est attribuée à chaque dossier, dans cet ordre : Données à vérifier, Clos, Échu : vérifier, Préavis dépassé, À préparer, Revue à faire, puis À jour. Un dossier clos mais incomplet reste donc à corriger.
Une date de fin égale à la date d’analyse n’est pas encore classée échue. Une date repère égale à la date d’analyse ou à la borne haute de l’horizon est classée « À préparer ». La mention « Préavis dépassé » appelle une vérification commerciale et contractuelle, sans conclusion juridique automatique.
Exemple pratique : préparer une discussion avant la date repère
L’exemple fictif B porte sur des ponceuses. L’accord se termine le 8 décembre 2026 et comporte un préavis saisi de 30 jours. La date repère calculée est donc le 8 novembre 2026.
Avec la date d’analyse initiale du 29 septembre 2026, cette date repère se situe à 40 jours. Elle entre dans l’horizon de préparation de 45 jours : le dossier relève de la priorité À préparer.
La condition à revoir concerne les remises par famille de matériel. Le commercial peut préparer cette discussion à partir des informations consignées ; le classement ne signifie ni que le renouvellement est acquis, ni qu’une notification a été envoyée.
Erreurs courantes et solutions de saisie
Un préavis laissé vide n’équivaut pas à un préavis nul. Si aucun jour de préavis ne doit être renseigné selon les informations dont vous disposez, saisissez 0. Complétez également les champs obligatoires A à H avant d’exploiter la date repère.
Si une date ou un préavis est rejeté, vérifiez que la valeur est numérique, que le préavis est un entier positif ou nul et qu’il ne dépasse pas le plafond choisi dans Synthèse. La date de fin doit être au moins égale à la date de début. Vérifiez aussi l’unicité de la référence.
Une revue fondée sur une ancienne date d’analyse peut donner une lecture décalée des priorités : actualisez cette date à chaque revue. Si les résultats ne s’affichent pas à l’ouverture, ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice pour recalculer les formules ; le générateur ne fournit pas leur cache de résultats.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à quelques accords revus manuellement. Ce classeur apporte surtout des calculs de dates et une répartition des dossiers par priorité. Dans les deux cas, la qualité du suivi dépend des informations renseignées et des revues effectuées.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Dates repères | Calculées à partir de la fin et du préavis saisis, si les données sont valides. | Calculées et reportées à la main. |
| Revue des priorités | Priorité calculée, filtres et compteurs de synthèse. | Lecture des fiches et classement manuel. |
| Contrôle des entrées | Validations et colonne de contrôle pour repérer certaines anomalies. | Vérification manuelle des informations. |
| Conditions et décisions | Champs dédiés dans chaque ligne d’accord. | Notes libres sur les fiches. |
| Rappels et actions | Aucune notification ; les décisions sont appliquées par l’utilisateur. | Pas de rappel automatique ; les actions restent manuelles. |
Le classeur convient si vous souhaitez filtrer les dossiers et éviter de recalculer chaque date à la main. Le papier reste une alternative pour un suivi limité sans outil de calcul, à condition d’organiser les vérifications nécessaires.
Capacité et conservation d’une trace des accords
La feuille Accords comporte 120 lignes préparées, de la ligne 5 à la ligne 124, exemples compris. Les formules, validations et dispositifs de suivi sont prévus pour cette plage. N’ajoutez pas de lignes au-delà sans adapter les plages concernées.
La synthèse indique le nombre de dossiers saisis et de places disponibles. Pour garder une trace simple lors d’un renouvellement, les instructions proposent de clôturer l’ancien accord avec sa décision, puis de créer une nouvelle ligne avec une nouvelle référence. Cette méthode consomme une place supplémentaire et ne constitue pas un historique automatique des modifications.
Limites : un outil de préparation, pas d’exécution contractuelle
Le classeur reste dans un périmètre strictement commercial. Le préavis est fourni par l’utilisateur ; le plafond de saisie ne valide aucune clause. Les indicateurs invitent à examiner les dossiers et ne fournissent pas de conseil juridique, fiscal ou comptable.
Il ne comporte ni macro, connexion réseau, synchronisation, notification, paiement ou réservation. Il ne prolonge pas une location, ne reconduit pas un accord et ne crée pas de nouvelles échéances à partir d’un état commercial.
Le modèle est destiné aux accords tarifaires cadres de location de matériel. Ses instructions excluent l’immobilier, les véhicules routiers, le linge, l’événementiel et le pilotage de chantier.
Questions fréquentes
Ce classeur suit-il les prolongations de location ?
Non. Il sert à préparer les renouvellements d’accords tarifaires cadres. Il ne modifie ni la durée d’une location individuelle ni les échéances d’un contrat automatiquement.
Le préavis est-il déterminé par le fichier Excel ?
Non. Vous saisissez le préavis en jours calendaires. Le classeur le soustrait à la date de fin pour calculer une date repère, sous réserve d’une saisie valide. Ce calcul ne confirme pas la validité ou l’applicabilité d’une clause.
Les priorités évoluent-elles automatiquement avec la date du jour ?
Non. Elles sont calculées par rapport à la date d’analyse renseignée dans Synthèse. Vous devez actualiser cette date à chaque revue et recalculer le fichier dans votre tableur.
Combien d’accords peut-on renseigner ?
Le classeur dispose de 120 lignes préparées, dont 10 contiennent des exemples fictifs à remplacer ou effacer. Les accords clôturés conservés dans le registre occupent eux aussi une ligne. Au-delà de cette capacité, les plages de calcul et de contrôle doivent être adaptées.
Pourquoi un accord clos apparaît-il dans les données à vérifier ?
Le contrôle de saisie passe avant la clôture dans le classement des priorités. Un accord clos mais incomplet ou invalide reste donc à corriger. Vérifiez les champs obligatoires et consignez la décision dans la colonne prévue.
Le fichier envoie-t-il des rappels avant le renouvellement ?
Non. Il affiche des priorités et des compteurs dans le classeur, mais n’envoie aucune notification. La consultation du suivi, les échanges commerciaux et l’application des décisions restent à votre charge.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
