Au comptoir, ce classeur Excel permet de tenir un registre des demandes provisoires de matériel. Chaque option rassemble la période souhaitée, la quantité, la date limite de confirmation, la priorité et l’état saisi.
La synthèse distingue les options à libérer, à relancer ou à conserver en attente. Les demandes confirmées sont suivies séparément : elles ne constituent pas une preuve de contrat ferme. Le fichier aide à décider des actions, mais leur exécution reste manuelle.
À quoi sert ce tableau ?
- Retrouver les informations de chaque demande provisoire dans un registre commun.
- Repérer les options expirées et les échéances proches à traiter au comptoir.
- Organiser les relances selon la priorité et la date limite de confirmation.
- Distinguer les options actives des demandes confirmées, libérées, annulées ou à corriger.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Préparez le référentiel matériel
Remplacez les matériels fictifs dans l’onglet Matériel par vos références uniques et leurs désignations. Conservez la colonne de contrôle et corrigez les références incomplètes ou en double.
2. Vérifiez les paramètres de suivi
Dans Synthèse, vérifiez la date de référence en B4 et l’horizon de relance en D4, initialement fixé à 2 jours. La date du jour est utilisée par défaut ; vous pouvez saisir une autre date pour examiner une situation donnée.
3. Enregistrez chaque option
Dans Options, saisissez une ligne par demande en colonnes A à I : référence unique, libellé interne sans coordonnées, matériel, période, quantité, limite, priorité et état. Préservez les colonnes calculées J à M et vérifiez le contrôle de saisie.
4. Traitez les expirations et les relances
Filtrez Traitement sur « À libérer », vérifiez chaque demande puis choisissez manuellement l’état « Libérée ». Traitez ensuite les options « À relancer » par priorité Haute, Normale puis Basse, et par date limite croissante. Les contrats restent à traiter dans votre outil habituel.
Un registre d’options, distinct des contrats fermes
Le classeur répond à un besoin de suivi au comptoir : conserver une trace des demandes provisoires et déterminer celles qui nécessitent une action. Le registre rassemble les dates souhaitées, la quantité demandée et la limite de confirmation, sans transformer ces informations en réservation.
L’état « Confirmée » désigne une demande confirmée, pas un contrat ferme. Le traitement correspondant est séparé des options actives ; la gestion du contrat doit se poursuivre dans votre outil habituel.
Comprendre les échéances et le total actif
Une option dont la saisie est cohérente est classée « À libérer » lorsque sa limite est strictement antérieure à la date de référence. L’échéance du jour reste active. Le traitement « À relancer » couvre les limites comprises entre zéro jour et l’horizon de relance inclus ; au-delà, l’option reste « En attente ».
Le total actif additionne les options à relancer et en attente. Les options expirées, les demandes confirmées, les lignes libérées ou annulées et les saisies à corriger en sont exclues. La synthèse compte des options, jamais des unités de matériel.
Exemple pratique : décider quoi traiter au comptoir
Prenez une date de référence au 1er octobre 2026 et un horizon de relance de 2 jours. Pour trois lignes complètes et cohérentes à l’état « Option », une limite au 30 septembre donne « À libérer », une limite au 3 octobre donne « À relancer » et une limite au 4 octobre donne « En attente ».
La première demande est expirée et ne compte plus dans le total actif, mais son état reste « Option » tant que vous ne le modifiez pas. La deuxième atteint exactement l’horizon de relance : elle doit donc être examinée avec les échéances proches. La troisième reste à suivre sans entrer dans cet horizon. Dans ce cas, le total actif est de deux options, quelle que soit la quantité demandée sur chaque ligne.
Cette lecture sert à préparer le travail : vérifier puis libérer manuellement la première demande, relancer la deuxième et conserver la troisième en attente. Elle ne permet pas de conclure que le matériel est disponible.
Erreurs de saisie : les repérer et les corriger
Une ligne incomplète ou incohérente reçoit le traitement « Corrigez la saisie ». Examinez d’abord la colonne Contrôle de saisie, puis complétez les champs manquants. Une limite de confirmation absente empêche notamment de classer correctement l’échéance.
- Référence d’option en double : attribuez une référence unique à chaque demande.
- Référence matériel incomplète ou en double : corrigez le référentiel avant de poursuivre le suivi de l’option.
- Période incohérente : vérifiez que le début est antérieur ou égal à la fin et que la limite de confirmation est antérieure ou égale au début.
- Quantité ou date incorrecte : utilisez une quantité entière positive et des dates valides, sans composante horaire.
Après correction, vérifiez le traitement calculé et le contrôle de répartition dans Synthèse. Les validations facilitent la saisie, mais ne remplacent pas cette vérification.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir pour noter quelques demandes au comptoir, à condition de revoir manuellement les échéances et les états. Le classeur apporte des calculs et des regroupements, mais demande une saisie structurée et la préservation de ses formules. Dans les deux cas, une personne doit effectuer les relances et décider de la clôture des options.
| Critère | Ce classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Enregistrement | Champs structurés, listes de choix et contrôles de saisie. | Notes manuscrites dont la structure dépend du modèle utilisé. |
| Échéances | Jours restants et traitement calculés selon une date de référence. | Dates à relire et à comparer manuellement. |
| Vue d’ensemble | Comptages par traitement et priorité, avec total actif. | Comptages et regroupements à réaliser à la main. |
| Libération et relance | Actions signalées, mais état à modifier et relance à effectuer manuellement. | Actions à décider, effectuer et consigner manuellement. |
| Disponibilité du matériel | Aucun contrôle de stock ni arbitrage de chevauchement. | Disponibilité à vérifier dans une autre source. |
Choisissez le classeur si vous souhaitez retrouver une vue calculée des échéances. Le papier reste une alternative simple de prise de notes, mais n’offre pas ces calculs.
Les limites à connaître avant utilisation
Le fichier prévoit une libération manuelle uniquement. Il ne réserve aucun matériel, n’envoie aucune relance, ne génère aucun contrat et ne gère aucun paiement. Il ne comporte pas de contrôle de stock ni d’arbitrage entre des demandes qui se chevauchent. Une quantité demandée ne prouve donc pas une capacité disponible.
Les tables Options et Matériel disposent chacune de 120 lignes préparées, de la ligne 6 à la ligne 125. Pour dépasser ce périmètre, adaptez les tables, formules et validations : ajouter des lignes ne suffit pas à garantir leur prise en compte dans tous les calculs.
Remplacer les exemples et vérifier le recalcul
Les huit matériels et les dix demandes fournis sont entièrement fictifs. Remplacez-les avant utilisation réelle ; l’une des demandes d’exemple comporte volontairement une limite absente pour illustrer le contrôle de saisie.
Après ouverture dans Excel ou LibreOffice, vérifiez les résultats recalculés. Les traitements dépendent de la date de référence et peuvent donc différer des résultats décrits pour les exemples à la date de génération. Si vous remplacez la date automatique par une date fixe, rétablissez ensuite la formule de date du jour pour reprendre un suivi quotidien.
Questions fréquentes
Le classeur libère-t-il automatiquement une option expirée ?
Non. Il affiche « À libérer » et exclut l’option expirée du total actif, mais ne modifie pas son état. Après vérification, vous devez choisir « Libérée » dans la colonne État saisi. Le fichier ne libère aucun matériel dans un autre outil.
Une demande confirmée équivaut-elle à un contrat ferme ?
Non. L’état « Confirmée » sert à identifier une demande confirmée et à la séparer des options actives. Il ne crée pas de contrat et ne prouve ni disponibilité ni réservation. Le contrat reste à traiter dans votre outil habituel.
Une option qui arrive à échéance aujourd’hui est-elle expirée ?
Non. L’expiration commence lorsque la limite est strictement antérieure à la date de référence. Une limite égale à cette date correspond à zéro jour restant et relève du traitement « À relancer » pour une option dont la saisie est cohérente.
Peut-on vérifier les stocks et les conflits de réservation ?
Non. Le référentiel contient les références et les désignations du matériel, avec un contrôle de saisie. Il ne calcule pas les stocks disponibles et ne détecte pas les conflits entre périodes. Ces vérifications doivent être réalisées séparément.
Combien de demandes peut-on suivre dans le fichier ?
Le registre Options comporte 120 lignes préparées. Le référentiel Matériel dispose également de 120 lignes. Pour étendre ces plages, il faut adapter les tables, les formules et les validations, puis vérifier que la synthèse prend bien en compte les nouvelles lignes.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
