Au comptoir, une réservation doit être rattachée au bon outil et aux bonnes dates. Ce modèle Excel centralise les références unitaires, les clients et les périodes prévues dans un seul planning journalier, sans déclinaisons semaine ou mois.
Il signale les chevauchements entre locations valides d’un même matériel pour vous aider à vérifier les doubles réservations. L’occupation affichée dépend des données saisies : elle ne garantit pas à elle seule la disponibilité réelle d’un outil.
À quoi sert ce tableau ?
- Retrouver les périodes prévues de chaque outil dans un planning unique.
- Visualiser l’occupation par jour sur une fenêtre réglable de 1 à 14 jours.
- Repérer les chevauchements entre locations valides d’une même référence.
- Distinguer les saisies à corriger des conflits de réservation à examiner.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Préparez le registre du matériel
Dans Matériel, saisissez une référence unique par outil physique et sa désignation. Remplacez ou effacez les exemples fictifs dans les cellules de saisie, sans modifier les colonnes calculées.
2. Saisissez les périodes de location
Dans Locations, renseignez un identifiant de dossier propre à la ligne, la référence exacte du matériel, le client ou repère, le départ prévu, le retour prévu et l’état. Utilisez une ligne par outil et par période, avec des identifiants distincts pour plusieurs outils.
3. Réglez la période affichée
Dans Synthèse, choisissez le premier jour et une durée de 1 à 14 jours, puis ouvrez Planning. Pour consulter une autre période, déplacez la date de départ ; les colonnes au-delà de la durée choisie restent vides.
4. Traitez les alertes
Corrigez d’abord les saisies invalides, car elles sont exclues du planning. Filtrez ensuite la colonne Décision dans Locations pour examiner les chevauchements et décider des modifications nécessaires.
Un planning glissant pour les références unitaires
Chaque ligne de Matériel représente un outil physique. Deux perforateurs identiques doivent donc recevoir deux références distinctes. Le registre contrôle les champs manquants et les références en double.
La feuille Planning reprend les références valides avec leur désignation. Elle affiche une fenêtre de 1 à 14 jours, réglée depuis Synthèse. Le classeur contient dix outils et dix opérations fictifs pour illustrer son fonctionnement ; ces saisies doivent être remplacées ou effacées avant utilisation réelle.
Lire l’occupation et comprendre les chevauchements
Pour chaque référence et chaque jour affiché, le planning compte les périodes valides hors annulations. Une valeur de 0 apparaît comme « Libre », une valeur de 1 comme « Occupé ». Les occupations multiples sont signalées en rouge.
Le calcul applique des jours de départ et de retour inclus. Deux périodes partageant une journée sur la même référence se chevauchent, même si vous envisagez un retour le matin puis un nouveau départ l’après-midi. Le modèle fonctionne à la journée et n’accepte pas les heures.
Les états Prévue, Sortie et Terminée comptent aux dates de leur période. Annulée est exclu de l’occupation, mais la ligne reste soumise aux contrôles de saisie. Les états doivent être mis à jour manuellement.
Exemple pratique : un retour et un départ le même jour
Dans les données fictives, FICT-M01 est prévu pour le client fictif 01 du 28 au 30 septembre 2026, puis pour le client fictif 02 du 30 septembre au 2 octobre 2026. Les deux périodes occupent le 30 septembre.
Ce cas correspond à deux lignes en alerte dans Locations, mais à un seul couple matériel-jour en chevauchement dans la fenêtre initiale. Il ne s’agit pas de deux journées de conflit : les deux lignes désignent les réservations concernées par la même journée partagée.
Au comptoir, vérifiez les engagements avant de confirmer le second départ. Vous pouvez ensuite modifier les dates, affecter un autre outil ou annuler une période selon la décision prise. Le classeur ne réalise pas cet arbitrage.
Erreurs de saisie fréquentes et solutions
Une référence de matériel en double doit être corrigée dans Matériel pour que chaque outil physique possède son propre identifiant. Une désignation ou un champ obligatoire manquant doit être complété avant de lire l’occupation.
Dans Locations, un dossier dupliqué doit recevoir un identifiant propre à la ligne. Si la référence est signalée comme non valide, vérifiez son orthographe et le contrôle correspondant dans Matériel. Les contrôles portent également sur les dates et les états : consultez le message de la colonne Contrôle de saisie avant de poursuivre.
Une ligne invalide n’est pas comptée comme occupation. Une absence dans le planning peut donc provenir d’une erreur, et non d’une disponibilité. Corrigez les alertes de Synthèse avant d’examiner les créneaux.
Évitez les collages sur les colonnes calculées : elles ne sont pas protégées, et un collage peut contourner une validation. Conservez les formules en place lors du remplacement des exemples.
Distinguer les alertes globales des indicateurs affichés
La colonne Autres périodes croisées de Locations compte les autres périodes valides qui rencontrent celle de la ligne pour la même référence, hors annulations. Ce nombre n’est pas une simultanéité maximale.
Dans Synthèse, le nombre de locations concernées par un chevauchement porte sur toutes les dates saisies dans les plages préparées. Il compte des lignes, pas des paires de réservations.
Deux indicateurs dépendent uniquement de la fenêtre visible : les occupations, exprimées en périodes × jours, et les couples matériel-jour en chevauchement. Les occupations superposées sont comptées plusieurs fois dans le premier indicateur. Déplacer la fenêtre peut modifier ces deux résultats sans supprimer les alertes globales.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à un faible volume de locations tenu par une seule personne. Il permet une prise de notes libre, mais la recherche des chevauchements repose sur une vérification manuelle. Le classeur structure les saisies et calcule les croisements entre périodes valides, à condition de maintenir les données à jour.
| Critère | Ce classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Saisie des locations | Champs structurés par référence, client, dates et état. | Présentation libre à organiser et à tenir de façon cohérente. |
| Lecture des occupations | Planning journalier calculé sur 1 à 14 jours. | Consultation des pages et rapprochement manuel des périodes. |
| Chevauchements | Signalement des périodes valides qui se croisent sur la même référence. | Détection par relecture des réservations de chaque outil. |
| Corrections | Modification des saisies et recalcul des formules. | Ratures ou annotations à rendre lisibles pour les consultations suivantes. |
| Limites | Plages préparées de 100 lignes ; disponibilité dépendante des données saisies. | Contrôles entièrement manuels ; lisibilité dépendante de la tenue du registre. |
Le choix dépend surtout du volume à relire et de la discipline de saisie. Aucune des deux méthodes ne remplace la vérification du retour réel et de l’état physique du matériel.
Les limites à connaître avant utilisation
Libre ne garantit pas la disponibilité : ce libellé signifie qu’aucune occupation valide n’est enregistrée pour le matériel à la date affichée. Les indisponibilités pour maintenance ne sont pas gérées, et les dates prévues ne remplacent pas le suivi des retours réels.
Le classeur ne crée pas automatiquement de réservation et n’arbitre pas les conflits. Les calculs utilisent les plages préparées jusqu’à la ligne 105. Ajouter des lignes au-delà nécessite de vérifier et d’adapter les formules et validations concernées.
Les instructions prévoient un recalcul à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice. Le manifeste décrit les formules et les contrôles, mais ne fournit pas de résultat de test de recalcul dans ces logiciels. Il n’atteste pas non plus les conditions de gratuité ou de téléchargement du fichier.
Questions fréquentes
Peut-on consulter plus de 14 jours ?
La fenêtre affiche au maximum 14 jours à la fois. Déplacez le premier jour dans Synthèse pour consulter une autre période, sans créer un deuxième planning.
Une location d’une seule journée est-elle comptée ?
Oui. Une période valide dont le départ et le retour sont prévus le même jour occupe cette journée, sauf si son état est Annulée.
L’alerte empêche-t-elle une double réservation ?
Non. Elle signale les chevauchements entre les périodes valides saisies. Vous devez ensuite décider de modifier les dates, de choisir un autre outil ou d’annuler une période.
Comment enregistrer plusieurs outils pour un même client ?
Utilisez une ligne par référence unitaire et par période dans Locations. Chaque ligne doit avoir un identifiant de dossier distinct, même si le client et les dates sont identiques.
Le fichier est-il compatible avec LibreOffice ?
Les instructions indiquent que les formules sont prévues pour être recalculées à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice. Le manifeste ne fournit toutefois pas de résultat de test de recalcul dans ces logiciels.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
