Une demande de location perdue peut révéler un manque de disponibilité, un prix jugé trop élevé ou une distance excessive. Ce classeur Excel aide le responsable commercial à consigner les demandes perdues avant devis et à comparer leurs motifs et leur valeur estimée HT.
Les feuilles Refus, Synthèse et Paramètres organisent la saisie, les contrôles et la lecture des résultats sur une période choisie. Le modèle aide à orienter les améliorations, mais ne remplace ni un suivi des devis déjà émis ni un planning de réservations.
À quoi sert ce tableau ?
- Centraliser les demandes perdues avant devis dans un registre commun.
- Distinguer les refus liés à la capacité, au prix et à la distance.
- Comparer les volumes de refus et les valeurs estimées HT par motif.
- Repérer les données à corriger ou à chiffrer avant de décider.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Remplacez les exemples fictifs
Dans Refus, supprimez ou remplacez les dix exemples des cellules A6:F15. Conservez les formules de contrôle de la colonne G.
2. Réglez votre période et vos seuils
Dans Paramètres, choisissez les dates de début et de fin de l’analyse, puis adaptez les seuils de nombre de refus et de valeur estimée HT. Vérifiez aussi les bornes autorisées pour les dates de demande.
3. Consignez chaque demande perdue
Renseignez une référence unique, la date, le matériel et un seul motif principal : Capacité, Prix ou Distance. Ajoutez la valeur totale estimée en euros HT et, si utile, une observation. Une valeur inconnue reste vide ; zéro correspond à une estimation réellement nulle.
4. Contrôlez les lignes et lisez la synthèse
Corrigez les lignes À vérifier et complétez les lignes À chiffrer lorsque vous disposez de l’estimation. Consultez ensuite la répartition par motif, le motif prioritaire et les statuts d’examen selon les seuils.
Un registre distinct du suivi des devis et des réservations
Le suivi des refus de demandes de location porte ici sur les demandes de matériel perdues avant tout devis émis. Chaque ligne décrit une demande, avec une référence unique et un motif principal. Aucune identité client n’est nécessaire à la saisie prévue.
Une proposition commerciale déjà envoyée relève d’un suivi de devis distinct. De même, ce classeur ne sert pas à confirmer une réservation ou à vérifier les disponibilités du parc.
Lire les volumes et les valeurs sans les confondre
La Synthèse retient les lignes Valide et À chiffrer situées dans la période sélectionnée, dates de début et de fin incluses. Elle présente le nombre de refus, leur répartition et les sommes estimées par motif.
Les demandes non chiffrées restent dans le décompte, mais sont exclues de la somme. Une somme vide signifie qu’aucune valeur n’est connue. Les lignes À vérifier sont exclues des résultats et comptées séparément, toutes dates confondues.
La valeur estimée HT représente une estimation de location perdue, et non un chiffre d’affaires réalisé ou garanti.
Exemple pratique : interpréter un refus de forte valeur
Parmi les exemples fictifs du classeur, une demande de motobineuse datée du 9 septembre 2026 est refusée pour Capacité, avec une estimation de 420 € HT. Une demande de ponceuse du 3 septembre est classée Prix, pour 95 € HT. Toutes deux se situent dans la période initiale du 29 août au 28 septembre 2026.
Considérées seules, ces deux demandes représentent chacune un refus, mais le poids financier estimé du motif Capacité est supérieur. Cela invite à examiner la disponibilité du matériel, sans suffire à justifier un achat.
Avec les seuils initiaux de quatre refus ou de 500 € HT par motif, aucune de ces deux demandes, prise isolément, ne déclenche le statut À examiner. Le résultat réel dépend du cumul de toutes les lignes retenues. Ces exemples sont à remplacer avant utilisation.
Prioriser les motifs et utiliser les seuils d’examen
Le motif prioritaire est celui dont la somme chiffrée est la plus élevée. Il ne correspond donc pas nécessairement au motif le plus fréquent. En cas d’égalité, l’ordre retenu est Capacité, Prix, puis Distance. Sans valeur positive, aucun motif n’est désigné.
Les seuils répondent à une autre question : quels motifs méritent un examen ? Un motif passe à À examiner dès que son nombre de refus ou sa valeur estimée atteint le seuil réglé. Les valeurs initiales sont quatre refus et 500 € HT, modifiables dans Paramètres.
Si certaines demandes restent non chiffrées, la priorité est provisoire. Utilisez ces repères pour préparer une analyse de disponibilité, de tarification ou d’éloignement, plutôt que comme une décision automatique.
Erreurs de saisie courantes et solutions
Une référence répétée, un champ obligatoire absent, un motif non reconnu ou une date hors des bornes peut produire le statut À vérifier. Contrôlez la référence, la date, le matériel et le motif, puis corrigez la donnée concernée. Vérifiez également que le montant est numérique et respecte les règles de saisie.
Le statut À chiffrer signifie que seule la valeur manque. Ajoutez l’estimation lorsqu’elle devient disponible ; ne remplacez pas une inconnue par zéro pour faire disparaître ce statut.
Si le contrôle des réglages indique À vérifier dans la Synthèse, examinez les dates, leur ordre et les seuils dans Paramètres. N’effacez pas les formules de la colonne G pour corriger une anomalie : modifiez les données de saisie.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir pour noter quelques demandes au comptoir. Le classeur apporte des contrôles et une synthèse calculée lorsque vous souhaitez comparer les motifs sur une période. Dans les deux cas, la qualité de l’analyse dépend de la régularité des saisies et de la pertinence des estimations.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Saisie | Champs définis et trois motifs proposés. | Notes libres ou colonnes préparées à la main. |
| Contrôles | Validations de saisie et statut calculé par ligne. | Vérification manuelle des informations et des doublons. |
| Analyse par période | Décompte et sommes calculés selon les dates réglées. | Recherche et totalisation manuelles. |
| Priorisation | Motif prioritaire par valeur et examen selon des seuils modifiables. | Comparaison à effectuer à partir des notes recueillies. |
| Limite pratique | Calculs préparés pour 150 lignes, à vérifier en cas d’extension. | Pas de plage de calcul à étendre, mais davantage de travail de consolidation. |
Les limites à connaître avant utilisation
Les calculs attestés couvrent les 150 lignes préparées, de la ligne 6 à la ligne 155. Si vous ajoutez des demandes au-delà, vérifiez l’extension des formules, des validations et des plages de synthèse avant d’exploiter les résultats.
Le modèle retient un seul motif principal par demande et les trois catégories Capacité, Prix et Distance. La valeur totale HT est saisie manuellement, sans calcul de TVA. Le classeur ne contient aucun graphique.
Les dix demandes préremplies sont entièrement fictives. Elles illustrent la saisie et ne constituent pas des résultats commerciaux à conserver dans votre analyse.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser ce fichier pour suivre les devis refusés ?
Non, son périmètre est celui des demandes de location perdues avant tout devis émis. Les devis envoyés puis refusés doivent être suivis séparément pour ne pas mélanger les étapes commerciales.
Que saisir lorsque la valeur de la location perdue est inconnue ?
Laissez la valeur vide. Si les autres informations sont conformes, la ligne prend le statut À chiffrer et compte dans les refus de la période, sans contribuer à la somme estimée. Zéro doit être réservé à une estimation réellement nulle.
Comment le motif prioritaire est-il choisi ?
Le classeur sélectionne le motif dont la somme estimée HT est la plus élevée sur la période retenue. Les égalités sont départagées dans l’ordre Capacité, Prix, Distance. Sans valeur positive, aucun motif n’est désigné ; si des valeurs manquent, la priorité reste provisoire.
Pourquoi le compteur À vérifier inclut-il des demandes hors période ?
Ce compteur signale les lignes à corriger dans l’ensemble du registre, toutes dates confondues. Ces lignes sont exclues des résultats de la période. Les lignes entièrement vides ne sont pas comptées.
Peut-on enregistrer plus de 150 demandes ?
Le modèle prépare 150 lignes de saisie. Avant de l’utiliser au-delà de la ligne 155, il faut vérifier et adapter les plages de calcul, les contrôles et les validations concernés. L’ajout de lignes ne doit pas être considéré comme une extension garantie de toutes les fonctions.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
