Ce classeur Excel aide le préparateur à rapprocher les réservations de machines, les accessoires requis et les stocks utilisables pour une date choisie. Il calcule les besoins à partir d’une nomenclature vérifiée par l’utilisateur, issue de la documentation fabricant applicable.
Les cinq feuilles organisent la saisie, les contrôles et la préparation du jour. Le fichier ne déduit aucune compatibilité et ne réserve pas automatiquement les composants : il fournit un contrôle journalier à examiner avant toute confirmation ou préparation.
À quoi sert ce tableau ?
- Rapprocher les réservations de machines et les accessoires requis dans un même classeur.
- Repérer les références dont le stock utilisable ne couvre pas les besoins de la journée.
- Consulter les besoins cumulés lorsqu’un accessoire est requis par plusieurs machines.
- Identifier les saisies à corriger avant de préparer les composants.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Renseignez les stocks utilisables
Remplacez les exemples fictifs par vos références uniques, leurs désignations, leur type et le nombre entier d’unités utilisables. Retirez du stock les unités indisponibles.
2. Vérifiez la nomenclature fabricant
Saisissez une ligne par couple machine–accessoire, le nombre d’unités requis et le justificatif avec sa référence et sa révision. Vérifiez chaque relation avant de déclarer son état Validée fabricant : le classeur n’effectue pas cette vérification documentaire à votre place.
3. Enregistrez les réservations
Utilisez un identifiant de dossier unique par ligne de machine. Indiquez les dates, la quantité et l’état. Incluez les autres engagements qui mobilisent le même stock ; les états Prévue et Confirmée alimentent les besoins, contrairement à Annulée.
4. Contrôlez chaque journée avant de préparer
Choisissez la date et le mode de travail dans Synthèse. Corrigez toutes les alertes, puis consultez Préparation pour les composants et Stocks pour les soldes cumulés. Examinez chaque journée de la période avant de la confirmer et effectuez séparément toute affectation opérationnelle.
Une nomenclature déclarée, pas une compatibilité certifiée
La feuille Nomenclature relie chaque référence de machine à ses accessoires requis, avec un ratio, un justificatif et un état de validation. Tous les accessoires nécessaires doivent être recopiés depuis une documentation fabricant applicable.
En mode Exploitation, seules les relations marquées Validée fabricant passent le contrôle prévu. Cette mention est une déclaration de l’utilisateur : le fichier contrôle la présence du justificatif, mais ni son contenu ni l’exhaustivité de la nomenclature. Les relations fournies en exemple sont fictives.
Du dossier machine aux besoins cumulés en accessoires
Réservations rassemble les machines engagées, leurs périodes, leurs quantités et leurs états. Préparation reprend les couples machine–accessoire de la nomenclature et multiplie les machines concernées ce jour par le nombre d’accessoires requis par machine.
Stocks totalise ensuite les besoins par référence d’accessoire, y compris lorsque plusieurs machines utilisent cette même référence. La vue Préparation reste une vue par couple machine–accessoire : elle ne constitue pas une affectation individualisée des composants à chaque dossier.
Exemple pratique : interpréter les manques du scénario fictif
Pour la date initiale du 28 septembre 2026, la feuille Synthèse indique comme résultats attendus du scénario fictif : 5 dossiers actifs, 7 machines et 19 accessoires requis, avec un manque de 2 raccords et de 1 guide. Une réservation annulée et les lignes vides sont exclues.
Ces résultats illustrent pourquoi le total d’accessoires ne suffit pas à décider d’une préparation : il faut examiner le solde par référence. Les raccords et les guides ne couvrent pas les besoins déclarés ce jour. Le préparateur doit résoudre ces manques avant de préparer, sans déduire qu’un autre accessoire pourrait les remplacer.
Il s’agit de résultats attendus documentés dans le classeur, et non d’un test d’exécution réalisé ici. Aucune relation de cet exemple ne doit servir de preuve de compatibilité réelle.
Erreurs de saisie : les repérer et les corriger
Une référence de stock en double doit être corrigée pour conserver une seule ligne par référence. Un couple machine–accessoire répété doit être vérifié dans Nomenclature afin d’éviter une relation dupliquée. Un identifiant de dossier répété doit être remplacé par un identifiant unique par ligne de machine.
Complétez les champs manquants, renseignez des stocks entiers non négatifs et des quantités requises entières positives. Vérifiez que les dates sont valides et que la fin n’est pas antérieure au début.
Ne vous fiez pas aux seuls totaux tant qu’une alerte subsiste : des besoins peuvent rester affichés malgré une relation à vérifier, tandis qu’une ligne incomplète peut ne pas être totalisée. Consultez les contrôles de chaque feuille avant toute préparation.
Disponibilité : examiner chaque journée de la période
La décision de Synthèse porte uniquement sur la date sélectionnée, avec les dates de début et de fin incluses. Une restitution le même jour ne libère donc pas le stock pour une autre location dans ce modèle.
Un solde suffisant aujourd’hui ne certifie pas la disponibilité pour toute une réservation. Changez la date examinée pour contrôler chacune des journées concernées et incluez les autres engagements dans Réservations. Le classeur ne confirme aucun dossier et ne modifie aucun état automatiquement.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier permet de noter les dossiers, les stocks et les références documentaires, mais les besoins et les soldes doivent être recalculés manuellement. Ce classeur convient lorsque vous souhaitez répéter ces calculs pour une journée choisie et regrouper les besoins communs. Dans les deux cas, la vérification de la documentation fabricant reste à la charge du préparateur.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Besoins du jour | Calculés à partir des réservations et des ratios saisis. | Calculés et reportés manuellement. |
| Accessoires communs à plusieurs machines | Besoins totalisés par référence dans Stocks. | Regroupement et addition à effectuer à la main. |
| Anomalies de saisie | Contrôles par formules et alertes visuelles. | Relecture manuelle des lignes. |
| Compatibilité fabricant | Justificatif et état déclarés ; aucun contenu documentaire certifié. | Justificatif à consigner et à vérifier manuellement. |
| Confirmation et affectation | Aucune réservation automatique ni affectation individualisée des accessoires. | Décisions et affectations à consigner manuellement. |
Limites à connaître avant l’utilisation
Le modèle prévoit 100 lignes par table de saisie. Il ne gère pas les accessoires facultatifs, les remplacements, les délais de remise en état ou les unités fractionnaires. Les stocks utilisables saisis doivent représenter les unités réellement mobilisables.
Le fichier fonctionne avec une saisie locale. Il ne comporte ni connexion fabricant, ni synchronisation, ni notification, ni paiement. Il fournit une aide au contrôle et à la préparation, avec aucune réservation automatique. Remplacez les données fictives et vérifiez les informations avant tout usage opérationnel.
Questions fréquentes
Le classeur fournit-il une liste d’accessoires compatibles ?
Non. Les relations présentes dans les exemples sont fictives. Vous devez renseigner les accessoires requis à partir de la documentation fabricant applicable et vérifier vous-même chaque couple machine–accessoire.
Quelle différence entre Simulation et Exploitation ?
Le mode Simulation permet de travailler avec les exemples fictifs. En Exploitation, seules les relations marquées Validée fabricant passent le contrôle prévu. Ce statut ne remplace pas la vérification du document par l’utilisateur.
Quels états de réservation entrent dans les besoins du jour ?
Les réservations Prévue et Confirmée sont prises en compte lorsque la date examinée se situe dans leur période, début et fin inclus. Les réservations Annulée sont exclues.
Un résultat disponible suffit-il pour confirmer toute une période ?
Non. Le résultat concerne uniquement la journée choisie. Vous devez examiner chacune des journées de la période, corriger les alertes et vérifier que tous les engagements ont été saisis avant de confirmer séparément la réservation.
Les accessoires sont-ils automatiquement affectés à chaque dossier ?
Non. Préparation calcule les besoins par couple machine–accessoire et Stocks les cumule par référence. Le classeur ne réserve pas les composants et ne les affecte pas individuellement à chaque dossier ; cette opération reste à effectuer séparément.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
