Avant d’accepter un devis, vérifiez que la quantité demandée reste disponible pendant toute la location. Ce classeur Excel croise le parc physique, les engagements fermes et les immobilisations confirmées pour calculer la quantité réellement réservable par référence.
Les cinq feuilles structurent les saisies, les contrôles et la lecture des résultats. Vous consultez la pointe indisponible, la marge après demande et une décision indicative, sans calendrier visuel unitaire ni réservation automatique.
À quoi sert ce tableau ?
- Vérifier la quantité disponible sur toute la période demandée, pas seulement le jour du départ.
- Tenir compte ensemble des engagements fermes et des immobilisations confirmées.
- Repérer une quantité insuffisante ou un parc déjà dépassé avant d’accepter un devis.
- Examiner une demande dans la synthèse sans parcourir toutes les colonnes de calcul quotidien.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Renseignez le parc et ses indisponibilités
Remplacez les exemples fictifs dans Parc, Engagements et Immobilisations. Saisissez le parc physique total, immobilisations comprises, avec une seule ligne par référence. Indiquez les dates, quantités et états des opérations.
2. Corrigez les contrôles et réglez la durée
Consultez les alertes des feuilles sources et de Synthèse. Une source invalide bloque le calcul de toutes les demandes. Dans Synthèse!B4, choisissez une durée maximale entre 1 et 366 jours ; le réglage initial est de 60 jours.
3. Saisissez la demande à examiner
Dans Demandes, renseignez un identifiant, une référence, les dates de début et de fin et la quantité souhaitée. Choisissez ensuite sa position, de 1 à 100, dans Synthèse!B5.
4. Lisez le résultat et actualisez les engagements
Vérifiez le contrôle, la quantité réservable, la marge et la décision. Après une acceptation hors classeur, saisissez l’engagement ferme correspondant avant de contrôler la demande suivante : les demandes ne consomment pas le parc entre elles.
Comment calculer la disponibilité sur toute la période ?
Pour chaque journée de la demande, le classeur additionne les engagements à l’état « Ferme » et les immobilisations à l’état « Confirmée » de la référence concernée. Il retient ensuite la pointe quotidienne de cette somme.
Pointe indisponible = maximum quotidien de (engagements fermes + immobilisations confirmées). Quantité réservable = maximum de (0 ; parc total − pointe indisponible). Marge après demande = parc total − pointe indisponible − quantité demandée.
Il ne faut pas additionner séparément le maximum des engagements et celui des immobilisations : ces deux pics peuvent tomber à des dates différentes. Le calcul porte sur leur charge cumulée le même jour.
Quelles données saisir dans les cinq feuilles ?
Parc contient une ligne par référence avec sa désignation et sa quantité physique totale, y compris les unités immobilisées. Engagements et Immobilisations recensent les opérations avec identifiant, référence, début, fin, quantité et état. Les états « Annulé » et « Annulée » sont prévus ; seules les opérations fermes ou confirmées consomment le parc.
Demandes accueille la quantité et la période à tester. Ses colonnes calculées donnent le contrôle, la pointe indisponible, le réservable, la marge et la décision. Synthèse reprend la demande sélectionnée et compte les demandes disponibles, insuffisantes ou à vérifier.
Exemple pratique : une demande exactement à la limite
L’exemple fictif DEM-FICT-02 porte sur trois unités de la référence FICT-02, du 28 septembre au 3 octobre 2026. Le parc comprend quatre unités. Les données présentées indiquent une unité engagée du 28 septembre au 1er octobre, puis une unité immobilisée les 2 et 3 octobre.
Ces deux indisponibilités ne se chevauchent pas : leur pointe cumulée est d’une unité, et non de deux. Le nombre réservable est donc de 4 − 1 = 3 unités. Pour trois unités demandées, la marge est nulle : la demande utilise exactement la capacité restante.
Le mode d’emploi du classeur décrit bien cet exemple comme étant à la limite disponible. Cette lecture illustre la règle de calcul ; elle ne remplace pas le recalcul du fichier avec l’ensemble de vos données à jour.
Comment interpréter la décision avant devis ?
« Quantité disponible » signifie que la quantité demandée ne dépasse pas le réservable sur la période. « Quantité insuffisante » indique qu’il faut revoir la quantité ou les dates, puis relancer le contrôle.
« À vérifier : parc dépassé » signale que les indisponibilités existantes dépassent déjà le parc physique. Le réservable est alors ramené à zéro, mais la marge conserve le déficit signé. « À vérifier : saisie » invite à consulter le détail du contrôle et les alertes des sources ou des paramètres.
Ces résultats constituent une aide à la décision. Ils n’acceptent pas un devis et ne créent pas automatiquement une réservation.
Erreurs fréquentes et solutions
Déduire les immobilisations dès la saisie du parc total revient à les compter deux fois. Saisissez le parc physique complet dans Parc, puis décrivez les immobilisations dans leur feuille dédiée. Évitez aussi de déclarer une même unité comme engagée et immobilisée le même jour.
Une référence dupliquée, une saisie incomplète ou une quantité invalide peut produire une alerte. Corrigez les colonnes Contrôle avant d’interpréter les résultats : une source invalide bloque le calcul de toutes les demandes, même celles qui concernent une autre référence.
Une demande trop longue doit également être vérifiée. L’exemple DEM-FICT-10 dure 61 jours et dépasse le réglage initial de 60 jours. Ajustez la limite dans Synthèse!B4 si cette durée correspond à votre besoin, sans dépasser 366 jours.
Enfin, ne considérez pas plusieurs demandes affichées comme disponibles comme un ensemble déjà compatible. Après chaque acceptation hors classeur, enregistrez son engagement ferme avant le contrôle suivant.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à un suivi limité, à condition de recompter manuellement les quantités sur les journées concernées. Le classeur apporte un calcul quotidien et des contrôles de saisie, mais reste dépendant de la qualité et de l’actualisation des informations entrées.
| Critère | Classeur Excel décrit | Registre papier |
|---|---|---|
| Disponibilité par référence | Calcul de la pointe quotidienne et du nombre réservable sur la période. | Comptage manuel des engagements et immobilisations aux dates concernées. |
| Contrôles | Formules de contrôle et alertes sur les saisies. | Vérification par la personne qui tient le registre. |
| Mise à jour après acceptation | Saisie manuelle d’un nouvel engagement ferme. | Inscription manuelle du nouvel engagement. |
| Périmètre | 100 lignes préparées par table et jusqu’à 366 jours par demande. | Pas de limite logicielle, mais un volume à gérer manuellement. |
| Réservation automatique | Non : chaque demande est testée indépendamment. | Non : la réservation dépend de la procédure de tenue du registre. |
Le choix dépend du volume à suivre et du besoin de recalcul. Le classeur évite de refaire les additions quotidiennes à la main ; le registre papier reste utilisable sans tableur, mais demande une vérification manuelle des chevauchements.
Limites du calcul et précautions d’utilisation
Les dates sont inclusives : une unité rendue le jour d’un nouveau départ reste indisponible ce jour-là. Aucun découpage horaire n’est prévu. Le parc est supposé constant sur la période et chaque référence regroupe des unités interchangeables, sans affectation à un matériel précis.
Chaque table comporte 100 lignes préparées. La durée maximale choisie s’applique à chaque demande, dans la limite technique de 366 jours. Les colonnes groupées de Demandes détaillent les journées et peuvent être dépliées.
Le classeur ne fournit ni calendrier visuel unitaire, ni paiement, ni notification, ni réservation automatique. Le manifeste indique un recalcul à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice. Les fonctions décrites ici sont fondées sur ce manifeste ; les résultats du fichier n’ont pas fait l’objet d’un test d’exécution dans cette présentation.
Questions fréquentes
Le classeur calcule-t-il un taux de disponibilité du parc ?
Le calcul décrit porte sur un nombre d’unités réservables par référence pendant une période donnée, et non sur un taux global en pourcentage. Il fournit aussi la pointe indisponible, la marge après demande et une décision indicative.
Un retour et un nouveau départ peuvent-ils avoir lieu le même jour ?
Dans ce calcul, les bornes de dates sont incluses. Une unité dont l’engagement se termine un jour donné reste indisponible pendant cette journée. Le classeur ne distingue pas un retour le matin d’un départ l’après-midi.
Deux demandes disponibles peuvent-elles être acceptées ensemble ?
Pas nécessairement. Chaque demande est testée seule, sans déduire les autres demandes du parc. Après une acceptation hors classeur, saisissez l’engagement ferme correspondant, puis vérifiez à nouveau la demande suivante.
Pourquoi toutes les demandes sont-elles à vérifier ?
Une ligne invalide dans Parc, Engagements ou Immobilisations bloque le calcul de toutes les demandes. Un paramètre de durée invalide peut aussi empêcher le calcul. Consultez les contrôles de Synthèse et des feuilles sources, puis corrigez les anomalies avant de lire les disponibilités.
Peut-on analyser une location de plus de 60 jours ?
Oui. Soixante jours est le réglage initial de la durée maximale, pas la limite technique. Vous pouvez modifier Synthèse!B4 pour choisir une valeur entière entre 1 et 366 jours. Une demande qui dépasse la limite choisie doit être vérifiée.
Le fichier remplace-t-il un logiciel de réservation ?
Il couvre le contrôle quantitatif avant acceptation, à partir de données saisies manuellement. Il ne réserve pas les unités, ne synchronise pas de système externe et ne gère ni paiement ni notification. Son usage reste celui d’un outil de calcul et d’aide à la décision.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
