Pour un loueur de matériel, préparer les livraisons et les reprises demande de rapprocher les engagements clients des moyens de transport disponibles. Ce classeur Excel rassemble les adresses, les plages convenues, les volumes et les affectations pour préparer une feuille de missions par véhicule.
Les feuilles Synthèse, Missions, Moyens et Instructions vous aident à organiser les saisies et à repérer les points à vérifier. Le classeur ne calcule pas les trajets et n’optimise pas les itinéraires : vous définissez les horaires, estimez les durées et validez les conditions réelles avant confirmation.
À quoi sert ce tableau ?
- Rassembler les adresses, le matériel et les engagements horaires dans une même liste de missions.
- Consulter les livraisons et reprises affectées à un véhicule pour une date donnée.
- Repérer les chevauchements et les points de saisie à vérifier avant confirmation.
- Rapprocher la charge quotidienne en heures du budget renseigné pour chaque moyen.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Renseignez vos moyens de transport
Remplacez les exemples fictifs dans Moyens. Attribuez à chaque véhicule un code unique, un libellé, un volume utile en mètres cubes et un budget quotidien en heures.
2. Saisissez les livraisons et reprises
Dans Missions, créez une ligne par intervention avec la date, le destinataire, l’adresse, le matériel, la quantité, le volume total, la plage convenue, le début retenu, la durée, le moyen et l’état. Prévoyez une durée comprenant trajet et manutention.
3. Filtrez et contrôlez les missions
Filtrez la feuille Missions par date et code moyen, puis triez Début retenu par ordre croissant. Examinez les contrôles et ajustez manuellement les horaires, les durées ou les affectations selon les contraintes réelles.
4. Consultez la synthèse et validez sur le terrain
Sélectionnez la date et le moyen dans Synthèse. Consultez les compteurs, la charge et l’aperçu. Revenez à Missions pour la liste complète, puis vérifiez les accès, les déplacements et le chargement cumulé avant de confirmer votre feuille de missions.
Centraliser les informations de chaque livraison ou reprise
La feuille Missions rassemble les informations nécessaires à la préparation : référence, date, destinataire, adresse, matériel et quantité. Les colonnes de planification complètent la ligne avec le volume total, la plage convenue, le début retenu, la durée, le code moyen et l’état.
Saisissez le volume total de la mission, et non le volume d’une seule unité. Les huit missions fournies sont fictives, tout comme leurs adresses : remplacez-les avant toute utilisation réelle.
Définir les capacités et les budgets des véhicules
La feuille Moyens contient les véhicules utilisés pour transporter le matériel, et non des véhicules proposés à la location. Chaque moyen possède un code unique, un libellé, un volume utile et un budget quotidien en heures. Les contrôles signalent notamment les saisies incomplètes, les codes en double et les valeurs de capacité ou de budget non admises.
Le volume d’une mission est comparé à la capacité du moyen affecté. Le budget d’heures est identique chaque jour pour ce moyen ; les horaires d’ouverture, pauses, absences et compétences ne sont pas modélisés.
Exemple pratique : interpréter un chevauchement
Dans les exemples fictifs du 29 septembre 2026, la reprise FIC-002 est affectée à MOY-F01 à 10 h pour 60 minutes. Son bloc se termine donc à 11 h. La livraison FIC-003 utilise le même moyen à 10 h 30 pour 60 minutes : les deux blocs se recouvrent pendant 30 minutes.
Ce chevauchement de 30 minutes demande un arbitrage, même si chaque mission entre séparément dans sa plage convenue. Décaler FIC-003 à 11 h ferait terminer son bloc à 12 h, à la fin de sa plage. Les blocs deviendraient jointifs, ce que le calcul admet, mais il faudrait encore vérifier que les durées incluent bien les déplacements et la manutention, ainsi que les autres missions du jour.
FIC-003 est à l’état À planifier : elle reste prise en compte dans la charge et les conflits. Seules les missions Annulée en sont exclues.
Lire la synthèse et préparer la liste complète
Après sélection d’une date et d’un code moyen, Synthèse affiche le nombre de missions non annulées, les livraisons, les reprises, la charge quotidienne, le budget et le nombre de missions à vérifier. Des compteurs globaux permettent aussi de repérer les alertes hors de la sélection.
L’aperçu est limité à dix missions, dans l’ordre de saisie, avec un compteur des missions hors aperçu. Il ne constitue donc pas nécessairement la liste complète ni l’ordre chronologique de travail. Pour préparer cette liste, filtrez Missions par date et moyen, puis triez Début retenu.
Erreurs fréquentes et solutions de saisie
Une ligne partiellement renseignée peut être signalée même sans référence. Complétez les champs requis et consultez les alertes globales : une mission sans date ou sans moyen ne peut pas apparaître dans la sélection correspondante.
Si le volume paraît trop faible, vérifiez que vous avez saisi le total de la mission plutôt qu’un volume unitaire. Si une durée ne couvre que la manutention, ajoutez une estimation réaliste des déplacements : le classeur ne la calcule pas.
En cas de code moyen en double, attribuez des codes uniques dans Moyens et vérifiez les affectations dans Missions. Pour consulter plus de dix missions, utilisez la feuille Missions plutôt que le seul aperçu de Synthèse. Ne passez une mission à Annulée que si elle l’est réellement : cet état la retire des charges, des conflits et de la sélection.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut convenir à une petite liste annotée au fil de la journée. Le classeur apporte des filtres et des calculs pour rapprocher les missions d’un même moyen, mais il exige une saisie tenue à jour. Dans les deux cas, l’exploitant reste responsable de la préparation concrète des déplacements.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Informations de mission | Colonnes préparées pour les adresses, plages, volumes et affectations. | Informations à organiser et à reporter manuellement. |
| Liste par véhicule et date | Filtres dans Missions et sélection dans Synthèse. | Repérage manuel ou pages distinctes par véhicule et date. |
| Charge et chevauchements | Calculs à partir des horaires et durées saisis. | Additions et comparaisons à effectuer manuellement. |
| Ordre de passage | Tri possible par début retenu, sans optimisation d’itinéraire. | Ordre à définir et à réécrire si nécessaire. |
| Conditions réelles | Accès, circulation et chargement cumulé à vérifier séparément. | Mêmes vérifications à effectuer séparément. |
Limites à vérifier avant confirmation
Le message « Contrôles sans alerte » ne garantit pas la faisabilité sur le terrain. Le classeur ne géolocalise pas les adresses, n’estime pas les distances et n’optimise pas les itinéraires. Le bloc complet de chaque mission doit rester dans la plage convenue ; les missions de nuit ne sont pas gérées.
Le contrôle du volume porte sur une mission isolée. Il ne suit pas le chargement cumulé à bord au fil des livraisons et reprises. Le poids, les dimensions, la compatibilité du matériel et le stock disponible nécessitent également des vérifications séparées.
Les états À planifier, Confirmée et Réalisée restent inclus dans la charge quotidienne. Le classeur ne réalise aucune synchronisation ni réservation automatique. Les bornes de dates et la durée maximale paramétrées dans Instructions sont des hypothèses de saisie modifiables, sans valeur réglementaire.
Questions fréquentes
Le planning Excel calcule-t-il le meilleur ordre de passage ?
Non. Vous définissez les horaires, les affectations et les durées. Le tri par début retenu présente les missions dans l’ordre des horaires saisis, sans calcul de distance ni optimisation géographique.
La synthèse affiche-t-elle toutes les missions d’un véhicule ?
Les indicateurs portent sur les missions correspondant à la sélection dans les 120 lignes préparées. L’aperçu affiche seulement les dix premières missions non annulées dans l’ordre de saisie. Pour consulter la liste complète, filtrez Missions par date et code moyen.
Comment renseigner la durée d’une mission ?
La durée doit couvrir les déplacements et la manutention. Avec le début retenu, elle forme le bloc complet utilisé pour calculer la fin, la charge quotidienne et les chevauchements. Ce bloc doit rester dans la plage convenue.
Le classeur contrôle-t-il le chargement total du véhicule ?
Non. Il compare le volume total de chaque mission au volume utile du moyen affecté, mais ne calcule pas le cumul à bord pendant la tournée. Vérifiez séparément ce cumul, le poids, les dimensions et la compatibilité du matériel.
Peut-on adapter les dates et la durée maximale admises ?
Oui. La feuille Instructions contient des bornes de dates modifiables et une durée maximale par mission, initialement fixée à 720 minutes. Ces paramètres encadrent la saisie et ne constituent pas des limites réglementaires.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
