Suivi des réservations non retirées pour loueur sur Excel

À quoi sert ce tableau ?

• Comparer les retraits attendus à la présence renseignée au comptoir.
• Repérer les dossiers à contacter, à rappeler ou à examiner pour clôture.
• Distinguer les annulations explicites des clôtures sans retrait.
• Identifier les saisies à corriger avant de prendre une décision.

Ce que contient le fichier

Comment commencer

1. Préparez les données et le repère de revue

Ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice pour recalculer les formules. Remplacez les 10 exemples fictifs en effaçant uniquement les entrées des colonnes A à I de Réservations. Conservez les formules J à M. Dans Synthèse, actualisez la date, l’heure et le délai de tolérance en B4 à B6 : le repère reste manuel.

2. Renseignez les réservations

Saisissez une référence unique, un repère client interne sans coordonnées, le matériel, la quantité entière positive, puis la date et l’heure prévues. Complétez la présence, l’issue et le suivi du contact. Chaque ligne représente une réservation suivie comme un tout.

3. Vérifiez les décisions proposées

Corrigez les lignes signalées dans Contrôle. Consultez ensuite les compteurs et l’aperçu de Synthèse. Pour obtenir la liste complète des actions, filtrez la colonne Décision dans Réservations.

4. Contactez et mettez à jour les dossiers

Effectuez les contacts hors du classeur et renseignez leur avancement. Examinez les lignes « À clôturer », puis modifiez vous-même l’issue si la décision est prise. Vérifiez la situation au comptoir avant de conclure à une absence.

Comparer le retrait prévu à la présence du client

L’onglet Réservations sépare les informations du rendez-vous, la présence du client et l’issue du dossier. Pour une réservation ouverte et conforme, le retard correspond aux heures écoulées entre le retrait prévu et le repère saisi dans Synthèse.

Avant le rendez-vous, la décision est « À venir ». Avant la fin du délai de tolérance, elle reste « Dans le délai ». La borne est incluse : à exactement 0,50 heure de retard pour une tolérance de 0,50 heure, la réservation entre dans la revue. Le retard est arrondi à six décimales pour stabiliser cette comparaison.

Distinguer les actions et les issues définitives

Après le délai, une présence « À confirmer » produit « Présence à vérifier ». Si le client est indiqué « Présent », la décision devient « Client présent : vérifier ». Ces situations ne sont pas automatiquement classées comme des absences.

Pour un client absent après le délai, le suivi « À faire » produit « À contacter », « À rappeler » produit « À rappeler » et « Fait » produit « À clôturer ». Ce dernier libellé reste une proposition : la clôture reste manuelle.

Les issues « Annulée explicitement », « Retirée » et « Clôturée sans retrait » disposent de décisions et de compteurs distincts lorsque la saisie est conforme. Une absence ne permet jamais de déduire une annulation explicite.

Exemple pratique : un retrait attendu à 13 h 23

Le premier exemple fictif prévoit un retrait le 28 septembre 2026 à 13 h 23. Le repère initial est fixé au même jour à 16 h 23, avec une tolérance de 0,50 heure. Le client est indiqué absent, la réservation ouverte et le suivi du contact « À faire ».

Le retard est donc de trois heures, au-delà de la tolérance de trente minutes. La décision attendue est « À contacter » : il faut engager le suivi, et non considérer le dossier comme annulé. Si le suivi passe ensuite à « Fait » sans autre changement, la réservation devient « À clôturer », mais son issue reste ouverte tant que vous ne la modifiez pas.

Les instructions annoncent six lignes à traiter avec le repère initial de démonstration. Ce résultat change avec vos données et vos paramètres ; les formules doivent être recalculées dans Excel ou LibreOffice.

Lire la Synthèse sans oublier les dossiers hors aperçu

Synthèse compte les dossiers à contacter, à rappeler et à clôturer, ainsi que les présences et saisies à vérifier. Les annulations explicites, retraits effectués et clôtures sans retrait sont présentés séparément.

L’aperçu reprend les 12 premières lignes à traiter, y compris les saisies à vérifier. Il suit l’ordre de saisie et n’applique aucun tri d’urgence. Le compteur « Hors aperçu » indique le nombre de lignes à traiter non affichées.

Pour consulter toutes les actions couvertes par le classeur, filtrez Décision dans Réservations. L’aperçu sert de point d’entrée à la revue, pas de liste exhaustive lorsque plus de douze lignes demandent une intervention.

Erreurs courantes et solutions

Une date ou une heure de référence oubliée fausse la lecture du retard. Actualisez B4 et B5 dans Synthèse avant chaque revue et vérifiez le délai en B6. Le repère ne suit pas automatiquement l’heure courante.

Une référence en doublon, un champ manquant, une valeur invalide ou un état non reconnu demande une correction dans les colonnes de saisie. Une issue « Retirée » avec une présence différente de « Présent » demande également une vérification. Les lignes incorrectes sont orientées vers « Saisie à vérifier » et n’alimentent pas les compteurs d’issues définitives.

Pour supprimer un exemple, effacez seulement A à I. Les cellules ne sont pas protégées : préservez les formules J à M et contrôlez les paramètres après un collage. Une ligne entièrement vide n’est pas traitée comme une opération à zéro.

Comparaison avec un registre papier

Un registre papier permet de noter les retraits attendus et les contacts sans ouvrir de tableur. Il peut suffire pour quelques dossiers, mais impose de relire les lignes et de compter manuellement les actions. Le classeur apporte des calculs et des contrôles sur son périmètre préparé ; il exige en contrepartie une saisie structurée et un repère de revue à jour.

Le choix dépend de votre manière de travailler au comptoir : le papier favorise la prise de notes libre, tandis que le classeur structure une revue répétée. Dans les deux cas, la présence doit être vérifiée et les décisions restent humaines.

Limites du classeur et précautions d’utilisation

Les validations et formules couvrent 120 réservations, de la ligne 5 à la ligne 124. Les ajouts au-delà ne sont pas couverts par les calculs. Chaque réservation est suivie comme un tout : les retraits partiels ne sont pas gérés ; utilisez des références distinctes si nécessaire.

Le classeur ne gère ni stock, ni capacité, ni disponibilité du matériel, ni tarifs ou paiements. Il ne prend pas de réservation, ne synchronise pas de données et n’envoie aucun message ou notification. Le suivi du contact est manuel.

Un aperçu sans moteur de calcul peut être vide. Ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice pour recalculer les résultats. La description repose sur le manifeste fourni et ne constitue pas un test direct du fichier XLSX ni une garantie de conformité.

Questions fréquentes