Un tarif journalier bas ne suffit pas pour choisir un fournisseur de sous-location. Pour honorer une réservation client, le matériel doit être disponible sur toute la période, en quantité suffisante, avec une caution mobilisable. Ce comparatif Excel aide l’acheteur loueur à examiner les offres externes pour une réservation précise.
Renseignez votre besoin et les propositions reçues pour comparer leur coût externe HT et leur contribution estimée. La synthèse présente l’offre admissible la moins coûteuse et jusqu’à trois solutions classées. Le modèle ne compare pas l’achat et la location pour un chantier et ne transmet aucune réservation.
À quoi sert ce tableau ?
- Comparer les offres sur leur coût externe total, transport aller-retour et autres frais compris.
- Repérer les offres incompatibles avec la référence, les dates, la quantité ou la confirmation de disponibilité.
- Examiner la contribution estimée et la caution mobilisable sans confondre coût et dépôt de garantie.
- Retrouver l’offre admissible la moins coûteuse et jusqu’à trois solutions classées dans la synthèse.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Définissez le besoin de la réservation
Dans Besoin, remplacez les paramètres fictifs par la référence du matériel, sa désignation, les dates et la quantité nécessaire. Renseignez la recette prévue totale HT, vos autres coûts HT, le plafond de caution et la contribution minimale. Corrigez les informations signalées jusqu’à obtenir le statut « Prêt à comparer ».
2. Saisissez les offres reçues
Dans Offres, complétez les colonnes A à K avec un identifiant unique, le fournisseur, la référence, la période et la quantité disponibles, puis la confirmation reçue. Ajoutez le tarif HT par unité et par jour, le transport aller-retour HT, les autres frais HT et la caution totale. Saisissez 0 uniquement si le montant nul est confirmé : une cellule vide désigne une information manquante.
3. Vérifiez les contrôles et les exclusions
Consultez les colonnes de contrôle et de décision. Complétez les entrées manquantes et vérifiez les données incohérentes. Une seule cause d’exclusion est affichée à la fois : relisez le résultat après chaque correction.
4. Examinez la synthèse avant de vous engager
Ouvrez le fichier dans Excel ou LibreOffice pour recalculer les formules. Comparez les offres admissibles, leur coût externe, leur contribution estimée et leur caution. Confirmez les conditions auprès du fournisseur avant tout engagement : le classeur n’effectue aucune commande ni réservation automatique.
Comparer des offres pour un même besoin
Le comparatif porte sur une même référence de matériel, une période et une quantité nécessaires. Chaque fournisseur doit proposer une offre couvrant l’ensemble de ce besoin. Il ne s’agit pas d’un classement général des fournisseurs, mais d’une aide au choix pour une réservation donnée.
La disponibilité reste une information saisie après échange avec le fournisseur. Le classeur ne consulte aucun stock externe. Les réponses « Non » et « À vérifier » empêchent l’admissibilité : la disponibilité doit être confirmée pour qu’une offre puisse être classée.
Calculer le coût externe et la contribution estimée
Le coût externe total HT correspond au tarif HT par unité et par jour multiplié par la quantité nécessaire et la durée, auquel s’ajoutent le transport aller-retour HT et les autres frais HT. La quantité disponible chez le fournisseur n’est donc pas la quantité utilisée pour calculer le coût.
La contribution estimée HT correspond à la recette prévue totale HT, diminuée des autres coûts HT du besoin et du coût externe total HT. Évitez de saisir une même dépense dans les autres coûts du besoin et dans les frais d’une offre.
La caution reste séparée du coût et de la contribution. Son montant total est comparé au plafond mobilisable, sans suivi de paiement ou de restitution.
Lire l’admissibilité et le classement
Une offre admissible doit présenter des entrées valides, porter sur la même référence, couvrir toute la période et proposer une quantité suffisante avec une disponibilité confirmée. Sa caution doit respecter le plafond mobilisable et sa contribution estimée atteindre le seuil minimal défini dans Besoin.
La Synthèse affiche l’offre admissible la moins coûteuse et jusqu’à trois solutions classées. À coût égal, l’ordre de saisie départage les offres. Une caution plus faible ne constitue pas un critère de départage automatique.
Si aucune offre n’est admissible, la synthèse le signale. Le résultat invite alors à examiner les points bloquants, plutôt qu’à retenir automatiquement le tarif le plus bas.
Exemple pratique : deux tarifs, un même coût total
Dans l’exemple fictif, deux unités sont nécessaires du 5 au 7 octobre 2026, soit trois jours calendaires inclusifs. La recette prévue est de 600 € HT et les autres coûts du besoin sont de 40 € HT.
EX-01 propose un tarif de 45 € HT par unité et par jour, avec 60 € HT de transport et aucun autre frais. Son coût externe atteint 330 € HT : 45 × 2 × 3 + 60. EX-02 propose un tarif inférieur, à 40 € HT, mais facture 80 € HT de transport et 10 € HT d’autres frais. Son coût externe atteint également 330 € HT.
Les deux offres dégagent ainsi une contribution estimée de 230 € HT. Leurs cautions respectives de 400 € et 500 € respectent le plafond de 500 €, et leur contribution dépasse le minimum de 100 € HT. EX-01 arrive en premier par ordre de saisie. Cet exemple montre qu’un tarif journalier inférieur ne garantit pas un coût total inférieur.
Erreurs courantes et solutions
Un transport laissé vide ne signifie pas qu’il est gratuit. Dans l’exemple EX-08, cette absence entraîne le statut « À compléter » et laisse le coût, la contribution et le rang vides. Demandez le montant au fournisseur, puis saisissez-le ; utilisez zéro seulement si l’absence de frais est confirmée.
Un identifiant d’offre utilisé plusieurs fois ou des valeurs incohérentes peuvent déclencher « À vérifier ». Attribuez un identifiant unique à chaque proposition et contrôlez les dates, les quantités et les montants. Si le besoin n’est pas prêt, corrigez d’abord ses paramètres : les calculs de comparaison restent suspendus.
Une offre peut aussi être exclue pour une référence différente, une période non couverte, une quantité insuffisante ou une disponibilité non confirmée. Corrigez uniquement à partir d’informations vérifiées, puis relisez la décision : une autre cause d’exclusion peut apparaître.
Comparaison avec un registre papier
Un registre papier peut suffire pour noter quelques propositions lors d’appels fournisseurs. Il laisse toute liberté pour consigner des conditions particulières, mais demande de refaire les calculs et le classement à chaque changement. Le classeur structure davantage la comparaison, à condition d’adapter les offres à ses conventions.
| Critère | Classeur Excel | Registre papier |
|---|---|---|
| Saisie des offres | Champs structurés et 120 lignes préparées. | Présentation libre, adaptée aux notes prises pendant les échanges. |
| Calcul des coûts | Formules intégrant tarif journalier, quantité, durée, transport et frais. | Calculs à effectuer et à vérifier manuellement. |
| Contrôle et classement | Contrôles des entrées et classement des offres admissibles par coût externe. | Vérification des critères et ordre de préférence établis manuellement. |
| Conditions particulières | Modèle limité aux conventions prévues, sans tarifs dégressifs modélisés. | Notes libres possibles, mais sans calcul ni contrôle automatisé. |
| Confirmation fournisseur | Confirmation à recueillir puis à saisir ; aucune interrogation externe. | Confirmation à recueillir puis à noter ; aucune mise à jour automatique. |
Le registre convient à une prise de notes ponctuelle. Le classeur est utile pour recalculer et comparer plusieurs propositions sur une base commune. Dans les deux cas, les informations doivent être confirmées auprès des fournisseurs avant engagement.
Limites du modèle et précautions d’utilisation
La durée est calculée en jours calendaires inclusifs : fin − début + 1. Une seule date compte pour un jour. Le modèle n’exclut pas les week-ends et ne traite ni les fractions d’heure ni les tarifs dégressifs. Les tarifs saisis doivent donc être comparables selon cette convention.
Le transport est un montant saisi, pas une prestation organisée par le classeur. Aucune TVA n’est calculée. La contribution reste une estimation, sans garantie de bénéfice ni de conformité fiscale ou comptable.
Le fichier ne comporte pas de fonction de réservation, de paiement, de notification ou de synchronisation. Les cellules jaunes sont destinées à la saisie et les formules restent non protégées : veillez à ne pas les écraser. Les exemples sont fictifs et doivent être remplacés avant utilisation opérationnelle.
Questions fréquentes
Le classeur vérifie-t-il la disponibilité des fournisseurs en temps réel ?
Non. Vous devez recueillir la confirmation auprès du fournisseur, puis renseigner la période, la quantité disponible et le statut de confirmation. Les réponses « Non » et « À vérifier » empêchent l’offre d’être admissible.
La caution est-elle déduite de la contribution estimée ?
Non. La caution totale est comparée au plafond mobilisable défini dans Besoin, mais elle n’est déduite ni du coût externe ni de la contribution. Le classeur ne suit pas son paiement ou sa restitution.
Comment sont calculés les jours facturés ?
La durée correspond à la date de fin moins la date de début, plus un jour. Les dates sont inclusives : une réservation sur une seule date représente un jour. Les week-ends ne sont pas exclus et les fractions d’heure ne sont pas prises en compte.
Pourquoi une offre peu chère peut-elle ne pas être classée ?
Le classement ne concerne que les offres admissibles. Une offre peut être exclue en raison d’informations manquantes ou incohérentes, d’une référence différente, d’une période non couverte, d’une quantité insuffisante, d’une disponibilité non confirmée, d’une caution trop élevée ou d’une contribution inférieure au seuil fixé.
Consultez la colonne de décision et vérifiez à nouveau après correction, car une seule cause d’exclusion est affichée à la fois.
Peut-on comparer l’achat et la location de matériel avec ce modèle ?
Non. Ce modèle compare des offres de sous-location de fournisseurs externes pour une réservation précise. Il ne contient pas de calcul d’investissement, d’amortissement ou d’arbitrage entre achat et location.
Combien d’offres peut-on saisir et comment lire les résultats ?
L’onglet Offres dispose de 120 lignes préparées, dont 10 contiennent des exemples fictifs. La Synthèse présente l’offre admissible la moins coûteuse et jusqu’à trois solutions classées. À coût égal, l’ordre de saisie sert de départage.
Les domaines de la rédaction
Marion VauclercRéservations et suivi des retours
Thibault DesforgesTarification et pilotage du parc
