Calcul Excel de couverture d’une commande de matériel en quantité

À quoi sert ce tableau ?

• Repérez les lots incomplets grâce aux quantités restant à couvrir.
• Rapprochez les affectations du parc interne et des fournisseurs pour un même lot.
• Mesurez l’effet des retours partiels ou complets sur les quantités encore affectées.
• Distinguez les manques des excédents sans compenser des matériels différents.

Ce que contient le fichier

Comment commencer

1. Définissez la commande

Remplacez ou effacez les saisies fictives dans les cellules jaunes, sans supprimer les formules. Dans Synthèse, renseignez le libellé de la commande et la date du relevé.

2. Décomposez les lots

Dans Commande, saisissez un code unique, un matériel homogène et une cible nette entière, positive ou nulle. Chaque lot doit regrouper uniquement du matériel interchangeable.

3. Répartissez les affectations

Dans Répartition, indiquez un identifiant de ligne unique, un code de lot existant, la provenance, la référence de source et la quantité affectée brute. Séparez les lignes lorsque les sources ou les matériels diffèrent.

4. Mettez à jour les retours et la cible

Saisissez les retours cumulés sur la ligne concernée, avec 0 explicite en l’absence de retour. Ne dupliquez pas l’affectation. Si le besoin diminue, ajustez aussi la cible : un retour ne réduit pas la cible automatiquement.

5. Corrigez les alertes et lisez les résultats

Corrigez les anomalies avant d’utiliser les totaux de Synthèse. Dans Commande, filtrez la colonne « Reste à couvrir (u.) » pour repérer les lots incomplets et vérifiez séparément les excédents.

Décomposer une commande en lots homogènes

Dans Commande, chaque lot reçoit un code unique, une désignation et une cible nette en unités. Cette cible représente le besoin net restant à servir au relevé. Utilisez des codes simples, sans les caractères * et ?, qui peuvent être interprétés comme des jokers de recherche.

Un lot doit réunir un seul type de matériel interchangeable. Un excédent ne couvre pas un autre lot : des ponceuses supplémentaires ne compensent pas des perforateurs manquants. Une cible nulle est autorisée ; le taux du lot reste alors vide.

Répartir les quantités entre unités et fournisseurs

Plusieurs lignes de Répartition peuvent contribuer à la couverture d’un même lot. Chaque ligne distingue la provenance — Parc interne ou Fournisseur — et la référence d’une unité, d’un groupe homogène ou d’un fournisseur.

Les retours sont saisis en cumul sur la ligne d’affectation existante. Un retour partiel conserve un solde net ; un retour complet donne un solde nul. Cette feuille n’est pas un journal de mouvements. Saisissez explicitement 0 lorsqu’aucun retour n’a eu lieu.

Comprendre les calculs et la synthèse

Pour chaque lot valide, l’affecté net correspond à l’affecté brut moins les retours. La quantité couverte est le minimum entre la cible et l’affecté net. Le reste à couvrir vaut le maximum entre cible moins affecté net et 0 ; l’excédent vaut le maximum entre affecté net moins cible et 0.

La Synthèse additionne les résultats lot par lot. Son taux rapporte les unités couvertes aux unités attendues, sans pondération de valeur ou de criticité. Si la cible totale est nulle, le taux total reste vide.

Le message de décision invite à vérifier les saisies, saisir les lots, compléter la couverture ou vérifier les excédents avant d’indiquer « Commande couverte ». Les totaux restent vides tant qu’une anomalie subsiste ou qu’aucun lot valide n’est saisi.

Exemple pratique : couvrir six unités avec deux sources

Dans l’exemple fictif LOT-F01, la cible est de 6 unités. Le parc interne fournit 4 unités, dont 1 retournée : il reste 3 unités nettes. Le fournisseur apporte 3 unités sans retour. Le total affecté net atteint donc 6 unités, pour une couverture de 100 %, sans manque ni excédent.

Si une unité supplémentaire est retournée sans modification de la cible, le net passe à 5 unités et le reste à couvrir à 1 unité. Cet écart appelle une vérification du besoin : le manque n’est pas un ordre d’achat. Si la cible a elle aussi diminué à 5 unités, elle doit être modifiée dans Commande.

Erreurs de saisie : les repérer et les corriger

Les contrôles signalent les champs manquants, les codes ou identifiants répétés, les lots inconnus, les quantités non entières et les retours supérieurs aux affectations. Complétez les lignes incomplètes, attribuez des identifiants uniques et rattachez chaque affectation à un code de lot existant.

Les quantités affectées brutes doivent être des entiers strictement positifs. Les retours doivent être compris entre 0 et la quantité affectée de leur ligne. Une ligne entièrement vide n’est pas une opération ; une ligne partiellement renseignée demande une vérification.

Corrigez les alertes avant les totaux. Un même problème peut produire plusieurs alertes. Vérifiez également les références physiques : deux identifiants de ligne différents peuvent malgré tout désigner par erreur la même unité.

Comparaison avec un registre papier

Un registre papier peut suffire pour noter une commande courte et ses sources. Il demande toutefois de refaire manuellement les calculs après chaque retour ou modification de cible. Le classeur automatise ces calculs dans ses plages préparées, mais dépend lui aussi de l’exactitude des saisies.

Le registre reste une option simple pour une prise de notes ponctuelle. Le classeur est adapté lorsque les affectations et les retours nécessitent des recalculs répétés, sans remplacer un outil de gestion du parc.

Limites du modèle et précautions d’utilisation

Les formules, validations, filtres et alertes couvrent les lignes 7 à 126 dans Commande et Répartition. Restez dans ces plages préparées. La date du relevé est un repère documentaire, pas un filtre temporel des affectations.

Le classeur ne calcule pas la disponibilité globale, ne contrôle ni le planning ni le stock du parc et ne réalise aucune réservation automatique. Il ne traite pas les tarifs, la fiscalité, la rentabilité ou la conformité.

Vérifiez les unités, les références et l’absence de double affectation physique. Les résultats sont des formules : Excel ou LibreOffice doit recalculer le classeur à l’ouverture.

Questions fréquentes